Tiiminhallintasovellukset ovat erinomaisia pitämään kaikki joukkueen jäsenet samalla sivulla organisaation suhteen. Asanan avulla johtajat voivat jakaa tehtäviä tehokkaasti ja lisätä vierasjäseniä tukitiimeihin tarjoamaan ylimääräistä työvoimaa tärkeisiin projekteihinsa.
Olitpa tiimin johtaja vai olet vain jäsen, kerromme sinulle kaiken projektinhallinnan hallitsemisesta ja kuinka lisätä vieraita organisaatioosi tai joukkueeseesi Asanassa. Lue lisää saadaksesi lisätietoja.
Kuinka lisätä vieraita Asanaan
Asana antaa yrityksille mahdollisuuden lisätä uusia jäseniä, vaikka heillä ei olisikaan sähköpostiosoitetta. Tämä ominaisuus on kätevä, kun haluat lisätä uusia yhteistyökumppaneita tiettyihin tehtäviin tai lisätä asiakkaita seuraamaan edistymistäsi. Vieraan tilan avulla kuka tahansa, jolla ei ole organisaation verkkotunnusta sisältävää sähköpostia, voi tulla organisaation vieras.
Asanan organisaatioiden järjestelmänvalvojat ovat ihmisiä, joilla on lupa kutsua ja lisätä vieraita. He voivat päättää, kuka voi lisätä uusia jäseniä valitsemalla, voivatko vain järjestelmänvalvojat, organisaation jäsenet vai kaikki kutsua uusia ihmisiä tiimiin.
Näin voit kutsua vieraita hallintakonsolista:
- Avaa Asana ja napsauta Jäsenet-painiketta oikeassa yläkulmassa.
- Napauta Kutsu jäseniä -painiketta.
- Kirjoita kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite.
- Valitse avattavasta valikosta projekti, johon haluat määrittää ne.
- Vahvista napsauttamalla Lähetä.
Tässä on vaiheet kutsua joku liittymään projektiin:
- Avaa Asana ja projekti, johon haluat kutsua uusia vieraita.
- Napsauta Jäsenet-kuvaketta ja se avaa Jaa projekti -ikkunan.
- Voit kutsua uusia tiimin jäseniä tai vieraita kirjoittamalla heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa.
Kuinka kutsua ihmisiä organisaatioosi
Helpoin tapa kutsua uusia jäseniä tai vieraita projektiisi on lähettää heille jaettava kutsulinkki. Asanan käyttäjät voivat jakaa nämä linkit useilla kanavilla, kuten Slack, Microsoft Teams, sähköposti tai jopa tekstiviestillä. Jaettavat linkit sopivat erinomaisesti uusien jäsenten kutsumiseen, ja sähköposti on paras vieraille.
Jos haluat kutsua jonkun projektiin, toimi seuraavasti:
- Avaa Asana.
- Etsi vasemmalta sivupalkilta projekti, jonka haluat jakaa.
- Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta.
- Valitse, haluatko kutsua jonkun sähköpostitse vai jaettavan linkin kautta.
- Kopioi linkki projektin jakamiseksi.
Jos haluat kutsua jonkun joukkueeseen, voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa Asana.
- Napsauta joukkueen nimeä.
- Napauta Kutsu-painiketta.
- Päätä ponnahdusikkunassa, haluatko kutsua jäseniä sähköpostilla tai linkillä.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Voitko pitää projektit ja tehtävät yksityisinä Asanassa?
Kyllä, sinulla on täysi hallinto kaikista Asanan projekteistasi ja voit päättää niiden tilan. Lupien hallinnan avulla voit seurata kaikkia tietoja ja niiden näkyvyyttä organisaation jäsenille. Jokainen yksilö voi päättää, haluavatko hän jakaa jotain vain tiimilleen ja yhteistyökumppaneilleen vai kaikille muille organisaatiossa.
kuinka lisätä musiikkia erimielisyyteen
Jos tehtävät ovat osa yksityistä projektia, niiden näkyvyys on rajoitettu vain suoraan projektin ja sen tehtävien parissa työskenteleviin yhteistyökumppaneihin. Jokainen yhteistyökumppani voi nähdä tehtävänsä tai alitehtävänsä, mutta hän ei voi käyttää muiden tehtäviä, vaikka hän olisi samassa organisaatiossa.
Joskus, kun haluat tiettyjen tietojen pysyvän muutaman tiimin jäsenen joukossa, voit merkitä nämä projektit yksityisiksi tai jopa kommenteiksi. Kun asetat tehtävän julkiseksi, ne tulevat kaikkien organisaatiosi tai tiimisi saataville.
Kun päätät muuttaa projektisi yksityisyyttä, sinun on tehtävä tämä:
• Napsauta + oikeassa yläkulmassa.
• Siellä näet kaikki jäsenet ja vieraat tiimissäsi ja ylhäällä näet Tee yksityiseksi.
• Kun napsautat Tee yksityinen -vaihtoehtoa, projektisi on käytettävissä vain tiimin jäsenille.
Vaihtoehtoisesti, jos haluat muuttaa tehtävän tilan yksityiseksi, toimi seuraavasti:
• Avaa tehtävä Asanassa.
• Napsauta Tee yksityinen oikeassa yläkulmassa.
• Näin tehtävä on yksityinen vain sinulle ja muille yhteistyökumppaneille.
• Poista kaikki yhteiskäyttäjät sivun alaosasta, jos haluat, että tämä tehtävä on yksityinen.
Voitteko lisätä sekä jäseniä että vieraita samaan projektiin?
Voit itse asiassa lisätä sekä jäseniä että vieraita samaan projektiin. Kun he ovat samassa joukkueessa, he voivat nähdä toistensa nimet ja olla enemmän vuorovaikutuksessa. Jos kaksi vierasta pitää tällä hetkellä toisiaan yksityisenä käyttäjänä, se tarkoittaa, että he eivät työskentele samassa projektissa tai eivät ole samassa tiimissä. Kun heidät on määrätty samaan projektiin, heidän nimensä tulevat näkyviin.
Jäsenet saavat kutsua vieraita organisaatioon, mutta järjestelmänvalvojat tekevät lopulliset päätökset. Jäsen voi tietysti lisätä vieraita vain projekteihin, joissa he työskentelevät, ja järjestelmänvalvoja voi lisätä heidät kaikkiin aktiivisiin sekä piilotettuihin projekteihin.
Voiko Asanalla olla useita toimeksisaajia?
Asanassa ei tällä hetkellä ole mahdollista saada useita siirronsaajia. Vain yksi henkilö voidaan osoittaa yhteen tehtävään, koska hän on vastuussa sen suorittamisesta.
Yksi tapa jakaa tehtävä eri ihmisten kesken on lisätä yksi tai useampia alatehtäviä, joihin voit helposti yhdistää useamman yhteistyökumppanin. Toinen tapa on käyttää Määritä kopiot -vaihtoehtoa ja saada enemmän ihmisiä työskentelemään saman tehtävän kopioiden parissa.
Integroituuko Asana joukkueisiin?
Asana ja Microsoft Teams ovat yhdessä luoneet onnistuneen tiiminhallintatyökalun. Asanaa Microsoft Teamsille käyttämällä tiimit voivat työskennellä yhdessä tehokkaammin. Tässä integraatiossa voit käyttää Teamsia keskustelemaan yhteistyökumppaneiden kanssa ja Asanan kanssa tehtävien jakamiseen.
Integraation avulla voit tehdä näin:
• Seuraa Asanan tehtäviä, projekteja ja päivityksiä Teamsissa.
• Käytä Teamsia projektien hakemiseen Asanasta.
• Luo mukautettuja ilmoituksia, jotka toimivat molemmilla alustoilla.
• Mukauta kaikki ilmoitusasetukset.
• Käytä kaikkia Microsoft Office -tiedostoja ja liitä ne Asana-projekteihin ja tehtäviin.
• Käytä OneDriveä kaikkien tärkeiden tietojen tallentamiseen Asana-tehtäviin ja -projekteihin.
Mitä vieraat voivat tehdä Asanassa?
Asiakkailla ei voi olla samaa käyttöoikeustasoa kuin organisaation jäsenillä. Lisäksi he näkevät vain ne tiedot tai tiedostot, jotka on jaettu nimenomaan heidän kanssaan tai ryhmässä, johon he kuuluvat. Vieraat voivat nähdä tehtäviä, projekteja ja julkisia projekteja, jotka on jaettu heidän kanssaan, mutta joilla ei ole lupaa muokata niitä.
Maksullisia ominaisuuksia on saatavana, mutta kun kyse on mukautettujen kenttien luomisesta, muokkaamisesta tai jopa poistamisesta, se on mahdotonta, jos olet vieras Asanassa.
Tässä on vierailijoiden käyttöoikeudet:
• Vieraista ei voi tulla ryhmän jäseniä
• Vieraat eivät voi tulla ryhmän jäseniksi muuttamatta heidän sähköpostiosoitettaan
• Vieraat eivät voi selata muita tiimejä tai käyttää eri ryhmiä organisaatiossa
Mitä tarkoittaa vierailla organisaatiossa?
Vieraat ovat käyttäjiä, joilla ei ole yrityksen virallista sähköpostitiliä. He saavat kutsun auttaa tiimiä yhdessä tai useammassa käsillä olevassa projektissa. Vieras-tilalla voit kommunikoida asiakkaiden, asiakkaiden tai kenen tahansa muun kanssa, joka työskentelee projektissa. Organisaatiossa näet kuitenkin vain sen, mitä muut ovat jakaneet kanssasi.
Asanassa vieraat voivat lisätä tai muokata arvoja projektin tai tehtävän sisällä, mutta he eivät voi poistaa niitä tai luoda uusia. Lisäksi heillä on pääsy kaikkiin premium-ominaisuuksiin, jotka annat heidän käyttää, paitsi mukautettujen kenttien hallintaan.
Voivatko vieraat nähdä toisiaan?
Vieraat voivat nähdä toisensa vain, jos he tekevät yhteistyötä ainakin yhdessä projektissa. Muuten he näkevät muut yksityisillä käyttäjillä. Tällä tavoin organisaatio varmistaa, että he eivät näe nimensä, elleivät he työskentele yhdessä jonkin kanssa.
Mikä on ero vieraan ja rajoitetun pääsyn jäsenen välillä?
Vieraat ja rajoitetun pääsyn jäsenet (LAM) ovat molemmat yrityksen tikkaiden alaosassa. Pohjimmiltaan LAM: t ovat jo osa organisaatiota, kun taas Vieraat ovat väliaikaisia tiimin jäseniä. Tietysti, jos vieras osoittaa lahjakkuutta ja tyydyttäviä tuloksia, hänestä voi tulla LAM tai jopa jäsen.
poista ponnahdusikkunat Android-puhelimesta
Vaikka vieraat eivät jaa yrityksen verkkotunnusta eivätkä sisälly Asana-suunnitelmaan, LAM-yrityksillä on yrityksen sähköpostiosoite ja paikkamäärä yrityksessä. Vieraan tila on vain organisaatioissa ja LAM: issa, jotka ovat osa sekä Asanan organisaatioita että työtiloja.
Pysy aina raiteilla
Tiimien käsittely ei ole helppo tehtävä, mutta Asanan kaltaiset työkalut voivat auttaa sinua hallitsemaan työmäärää ja luomaan toimivia tiimejä, jotka toimittavat ajoissa. Varustettu erityisellä työkalupaketilla, jonka avulla järjestelmänvalvojat voivat lisätä jäseniä, vieraita ja hakea tiimin jäseniä muutamalla napsautuksella, se on välttämätön työkalu ammattimaisille yrityksille.
Toivottavasti olemme auttaneet sinua ymmärtämään, kuinka Asana toimii ja kuinka hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi osaat nyt lisätä vieraita joukkueeseesi ja hallita projektien näkyvyyttä.
Pidätkö Asanan käytöstä? Oletko käyttänyt sitä Microsoft Teamsin kanssa?
Kerro meille lisää alla olevasta kommenttiosasta.
