Allekirjoituksen automaattinen sisällyttäminen Outlook-sähköposteihin

Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviestiin antaa sille ammattitaidon. Logon ja yhteystietojesi heittäminen tarjoaa tuotemerkinnän muuten raakalle kirjeenvaihdolle. Se antaa niille, jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä muulla tavoin, mahdollisuuden tehdä niin. Allekirjoituksen luominen ja käyttäminen Microsoft Outlookissa on riittävän yksinkertainen tehtävä. Voit jopa luoda useita henkilökohtaisia ​​allekirjoituksia, jotta voit vaihtaa mielihyvällä kohdeyleisösi mukaan.

Outlook kuitenkin kiinnittää allekirjoituksen vain uusiin tai lähetettyihin sähköpostiviesteihin. Ennen allekirjoituksen luomista lähettämäsi sähköpostit puuttuvat edelleen. Jos haluat lisätä allekirjoituksen vanhempiin viesteihin, sinun on mentävä Outlook-asetuksiin ja muutettava muutamia asioita.

Allekirjoituksesi voi sisältää tekstiä, kuvia, sähköisen käyntikorttisi, logon tai jopa kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi. Voit määrittää Outlookin siten, että allekirjoitukset lisätään automaattisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, tai luoda allekirjoituksesi ja lisätä se viesteihin tapauskohtaisesti.

Allekirjoituksen lisääminen Outlook-kirjeenvaihtoon

Sähköpostiviestien allekirjoittamisen vaiheet riippuvat tällä hetkellä käyttämästäsi Outlook-versiosta. On olemassa prosessi niille, jotka käyttävät ohjelmiston vanhempia versioita (2007-2010) ja yksi uudemmille versioille (2010+) sekä Microsoft Office 365 -käyttäjille.

Aloitetaan uusimmista versioista.

Outlook-versiot 2010+ mukaan lukien Outlook for 365

Uuden allekirjoituksen luominen Outlook-sähköpostille:

1. Luo uusi sähköposti napsauttamalla.
2. Klikkaa Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset Viesti-välilehdeltä.
   • Outlook-ikkunan koosta ja siitä, kirjoitatko uutta sähköpostiviestiä vai vastausta vai välitätkö, Viesti-välilehti ja Allekirjoitus -painike voi olla kahdessa eri paikassa. Allekirjoitus-painikkeen mukana tulee kuitenkin yleensä Liitä tiedosto ja Liitä kohde sisällä Viesti-valikon Sisällytä-osiossa.
3. Valitse Sähköpostin allekirjoitus -välilehden Valitse muokattava allekirjoitus -ruudun alla Uusi ja lisää uuden allekirjoituksesi nimi Uusi allekirjoitus -valintaikkunaan.
4. Kirjoita alle Allekirjoitus-allekirjoituksen alle allekirjoitus annetulle alueelle.
   • Ikkuna antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa fontteja, kirjasinten värejä ja kokoja sekä tekstin tasausta.
   • Voit lisätä linkkejä ja kuvia sähköpostiosoitteeseesi, muuttaa fontteja ja värejä ja perustella tekstiä tekemällä sen käyttämällä Muokkaa muotoilua -kohdan minimuotoilupalkkia.
   • Voit jopa luoda vankemman allekirjoituksen luettelomerkkeillä, taulukoilla tai reunoilla käyttämällä Microsoft Wordia tekstin alustamiseen. Siirrä se sitten yksinkertaisen kopion avulla ( Ctrl + C ) ja liitä ( Ctrl + V ) allekirjoituksessa Muokkaa allekirjoitusta -ruutuun.
   • Voit myös lisätä allekirjoitukseesi sosiaalisen median kuvakkeita ja linkkejä, joita kosketan myöhemmin.
5. Kun allekirjoitus on haluamasi, valitse Valitse oletusallekirjoitus -kohdassa seuraavat asetukset:
   • Valitse sähköpostitili, johon liität allekirjoituksesi, käyttämällä avattavaa Sähköpostitili-valikkoa. Jokaisella Outlookissa käyttämälläsi sähköpostitilillä voi olla erilaiset allekirjoitukset.
   • Jos haluat lisätä allekirjoituksesi automaattisesti kaikkiin tuleviin viesteihin, napsauta avattavaa Uusi viestit -valikkoa ja valitse allekirjoitus. Jos et halua asettaa sitä oletusarvoisesti automaattiseksi, valitse (ei mitään) . Tämä tekee siitä niin, että jokaisella lähettämälläsi uudella viestillä ei ole allekirjoitusta, mukaan lukien välitetyt ja vastatut.
   • Jos haluat, että allekirjoitus näkyy viesteissä, joihin vastaat ja lähetät edelleen, napsauta avattavaa Vastaukset / välität-valikkoa ja valitse allekirjoitus. Tämä lisää allekirjoituksen automaattisesti aina, kun vastaat tai välität sähköpostin. Jos sinulla ei ole tätä sarjaa, valitse (ei mitään) sen sijaan.
6. Napsauta nyt, kun se on ohi OK -painiketta palataksesi takaisin tallentaaksesi allekirjoituksesi ja palataksesi uuteen viestiin.
   • On tärkeää huomata, että nykyisessä viestissä, johon loit allekirjoituksen, ei ole allekirjoitusta. Jostain syystä allekirjoitus näkyy vain seuraavissa viesteissä. Sinun on lisättävä allekirjoitus manuaalisesti, jos haluat käyttää sitä.

Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti

Voit lisätä allekirjoituksen manuaalisesti uudelle viestille, jonka aloitit allekirjoituksen luomista varten, tai niille, jotka eivät halua allekirjoituksen asettamista automaattisesti.

nimeä osa tiedostonimestä uudelleen useissa tiedostoissa

Tehdä niin:

1. Kun sähköpostiviesti on auki, napsauta Viesti-välilehteä ja valitse Allekirjoitus .
2. Tämä avaa pikavalikon, jossa näkyvät kaikki luomasi allekirjoitukset. Valitse haluamasi allekirjoitus vaihtoehdoista napsauttamalla sitä. Se näkyy nyt nykyisessä viestissäsi.

Logon tai kuvan lisääminen allekirjoitukseesi

Tuotemerkit vaativat yleensä logoja. Jos haluat lisätä allekirjoitukseen kuvan, kuten logon tai sosiaalisen median kuvakkeen, toimi seuraavasti:

1. Avaa uusi sähköpostiviesti ja napsauta Viesti-välilehteä.
2. Klikkaa Allekirjoitus ja sitten Allekirjoitukset .
3. Valitse allekirjoitus, johon haluat lisätä logon tai kuvan, valitsemalla se Valitse muokattava allekirjoitus -ruudussa.
4. Klikkaa Lisää kuva -kuvaketta, etsi lisättävä kuva tietokoneesi tiedostoista ja valitse sitten Lisää .
   • Voit muuttaa kuvan tai logon kokoa napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kuva valikkovaihtoehdoista. Napsauta Koko-välilehteä ja käytä annettuja vaihtoehtoja kuvan koon muuttamiseksi määritelmien mukaan.
   • Pidä Lukittu kuvasuhde -ruutu valittuna, jotta kuvasuhteet säilyisivät.
5. Kun kuvan koko on muutettu ja käyttövalmis, napsauta OK .
6. Seuraa tätä napsauttamalla OK uudelleen tallentaaksesi kaikki juuri tekemäsi muutokset allekirjoitukseen.

Microsoft Outlook -versiot 2007-2010

Uuden allekirjoituksen luominen Microsoft Outlookin vanhemmalla versiolla:

1. Valitse uuden viestin luominen.
2. Napsauta Viesti-välilehteä ja valitse Allekirjoitus Sisällytä-osiosta.
3. Napsauta Allekirjoitukset, kun se ponnahtaa esiin.
4. Napsauta Sähköpostin allekirjoitus -välilehdessä Uusi .
5. Kirjoita allekirjoitukselle nimi ja napsauta sitten OK -painiketta.
6. Kirjoita teksti, jonka haluat lisätä allekirjoitukseesi Muokkaa allekirjoitusta -ruutuun.
   • Voit muotoilla tekstisi korostamalla muokattavan tekstin ja sitten haluamasi vaihtoehdot tyyli- ja muotoilupainikkeilla.
   • Lisää muita elementtejä, kuten kuvia, hyperlinkkejä ja sähköisiä käyntikortteja, napsauttamalla kohtaa, jossa haluat elementin näkyvän, ja:
     • sähköinen käyntikortti - Klikkaa Käyntikortti -painiketta ja napsauta sitten Filed As -luettelon yhteystietoja. Klikkaa OK -painiketta.
     • Hyperlinkki - Klikkaa Hyperlinkki -kuvake ja kirjoita (tai liitä) URL-osoite, johon linkkisi yhdistää tekstin. Klikkaa OK -painiketta.
     • Kuva / Kuva - Napsauta Kuva-kuvaketta, etsi allekirjoitettavaksi ladattava kuva, valitse se ja napsauta sitten OK -painiketta.
7. Kun olet valmis muokkauksiin, napsauta OK lopettaaksesi allekirjoituksesi luomisen.
   • Sähköpostilla, jonka olet avannut allekirjoituksen luomiseksi, allekirjoitusta ei lisätä automaattisesti. Sinun on tehtävä se manuaalisesti.

Allekirjoituksen lisääminen sähköpostiviesteihisi

Allekirjoituksia voidaan lisätä automaattisesti tai manuaalisesti kaikkiin lähteviin viesteihin, vastauksiin ja edelleenlähetyksiin. Vain yhtä allekirjoitusta voidaan käyttää lähetettyä sähköpostia kohti, joten jos päätät asettaa yhden automaattisesti, olisi parasta, jos allekirjoitus kohdennettaisiin laajemmalle yleisölle.

Allekirjoituksen lisääminen automaattisesti sähköpostiviestiin:

miten nähdä Google-hakuhistoria

1. Luo uusi sähköposti.
2. Siirry Viesti-välilehteen ja napsauta Sisälly-osiossa olevaa allekirjoitusta.
3. Napsauta Allekirjoitukset, kun se ponnahtaa esiin.
4. Etsi Valitse oletusallekirjoitus, napsauta avattavaa Sähköpostitilit-luetteloa ja valitse sähköpostitili, johon haluat liittää allekirjoituksen.
5. Valitse lisättävä allekirjoitus valitsemalla Uusi viestit -luettelosta.
   • Jos haluat lähettää edelleenlähetyksiä ja vastauksia, lisää allekirjoitus valitsemalla allekirjoitus avattavasta Vastaukset / eteenpäin-luettelosta. Klikkaus (ei mitään) jos et halua allekirjoitusta, kirjoita vastauksesi ja välitä sähköpostiviestisi.
6. Klikkaus OK tallentaaksesi allekirjoitusasetuksesi.

Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti sähköpostiviestiin:

1. Luo uusi sähköpostiviesti.
2. Napsauta Viesti-välilehteä.
3. Klikkaa Allekirjoitus , löytyy Sisällytä-osiosta.
4. Valitse allekirjoitus, jonka haluat lisätä napsauttamalla sitä suoraan.

Allekirjoitus näkyy nyt lähtevässä viestissäsi. Jos valitsit väärin tai haluat vain poistaa lisäämäsi allekirjoituksen, korosta allekirjoitus viestissä ja napsauta Poistaa (tai Askelpalautin ) näppäimistöllä.

Microsoft Office 365 -tilin käyttäminen Outlook.comin kanssa

Jos käytät Outlookin verkkoversiota Microsoft Office 365 -tilillä, sinun on luotava allekirjoitus molempiin tuotteisiin.

Sähköpostin allekirjoitusten luominen ja käyttäminen Outlook Webissä:

1. Kirjaudu sisään Outlook.com-tiliisi ja avaa asetukset napsauttamalla Hammaspyörä -kuvaketta sivun yläosassa.
2. Klikkaa Mail sitten Kirjoita ja vastaa .
3. Kirjoita allekirjoitus Sähköpostin allekirjoitus -alueelle.
   • Voit käyttää annettuja muotoiluvaihtoehtoja muuttaaksesi allekirjoituksesi ulkonäön mieleiseksesi.
   • Sinulla voi olla vain yksi allekirjoitus tiliä kohden.
   • Jos haluat, että allekirjoitus näkyy oletusarvoisesti kaikissa tulevissa viesteissä, lisää valintaruutu Sisällytä allekirjoitukseni automaattisesti kirjoittamiini uusiin viesteihin -ruutuun. Tämä tekee siitä niin, että kaikissa tulevissa sähköpostiviesteissä allekirjoituksesi näkyy alareunassa.
   • Edelleenlähetykset ja vastaukset edellyttävät valintamerkkiä Sisällytä allekirjoitus automaattisesti viesteihin, jotka välitän tai vastaan.
   • Jos et tarkista kumpaakaan näistä vaihtoehdoista, sinun on lisättävä allekirjoitus manuaalisesti jokaiseen tulevaan sähköpostiviestiin.
4. Kun olet valmis muokkauksiin, napsauta Tallentaa .

Allekirjoituksen lisääminen manuaalisesti:

1. Valitse postilaatikossa Uusi viesti.
2. Kirjoita viesti kokonaan ja napsauta kolmen pisteen kuvaketta.
3. Valitse täältä Lisää allekirjoitus .
4. Kun viesti on valmis menemään ulos, napsauta Lähettää -painiketta.