Sähköpostin automaattinen lajittelu Gmailissa

Epäilemättä Gmail on suosituin sähköpostipalvelu. Se toimii hyvin kolmansien osapuolten sovellusten kanssa sisällön synkronoimiseksi eri protokollien välillä. Se tarjoaa myös hyvät vaihtoehdot sähköpostien automatisointiin, hallintaan ja lajitteluun.

Tämä tapahtuu älykkäiden tarrojen kautta, joita voidaan käyttää kuten kansioita, ja on olemassa muutama oletustarra, joiden pitäisi lajitella saapuvat viestit automaattisesti. Totta puhuen kaiken asettaminen ja ohjelmoiminen voi viedä jonkin aikaa. Saat kuitenkin puhtaan siistin postilaatikon ja on helpompaa valita ja lajitella kaikki sähköpostit.

Mitä ovat älykkäät tarrat?

Oletusarvoisesti Smart Labels sijoittaa saapuvat sähköpostit viiteen luokkaan. Tässä he ovat:

Sosiaalinen - Tämä tunniste sisältää treffipalveluiden, sosiaalisen median ja muiden medianjakosivustojen sähköposteja.

1. Päivitykset - Digitaaliset kuitit, laskut, vahvistukset ja tilinpäätökset päätyvät Päivitykset-tarraan.
2. Ensisijainen - Viestit, jotka eivät kuulu mihinkään muuhun, ja henkilökohtaiset sähköpostit menevät Ensisijainen-tunnisteelle.
3. Foorumit - Sähköpostit online-keskustelupalstoilta, ryhmiltä ja foorumeilta tulevista viesteistä elävät Foorumit-välilehdessä.
4. Ylennykset - Ärsyttävät sähköpostiräjähdykset ja markkinointikampanjat lähetetään kampanjoille.

merkintä: Gmail pystyy suodattamaan sähköpostit tunnisteisiin, kunhan ne on otettu käyttöön ja määritetty oikein. Jotkut uusista sähköposteista saattavat silti päätyä Ensisijainen-välilehteen.

Älykkäiden tarrojen määrittäminen

Google antaa sinun valita, mitkä Smart Labels näkyvät postilaatikossa. Esimerkiksi määritysvalikossa voit poistaa ylennykset tai sosiaalisen median postilaatikostasi. Tämä on sinun tehtävä.

Vaihe 1

Napsauta ruudun oikeassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta päästäksesi Asetukset-valikkoon. Napsauta sitten Näytä kaikki asetukset.

kuinka soitat puhelun, siirry suoraan vastaajaan

Vaihe 2

Valitse nyt Saapuneet-kansio ja napsauta laatikkoa niiden tarrojen edessä, jotka haluat saada postilaatikkoon. Ellet todellakaan tarvitse kampanja- tai sosiaalisen median sähköposteja, pidä kaikki vapaina. Kun olet valmis, vahvista valitsemalla Tallenna muutokset ja olet valmis.

Suodattimien käyttäminen sähköpostien automaattiseen lajitteluun

Suodattimet auttavat lajittelemaan sähköpostit automaattisesti ja asettamaan ne oikeaan tarraan. Kuten ilmoitettiin, oletussuodattimet tekevät melko hyvän työn itsestään, ja voit myös asettaa mukautettuja suodattimia.

Vaihe 1

Käynnistä Gmail ja napsauta pientä nuolta hakupalkissa (nuoli on palkin oikeassa reunassa). Digitaalinen lomake pudotetaan alas ja sinun on täytettävä tarvittavat kohdat.

Vaihe 2

Lomake on melko kattava, ja se sisältää lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostin, aiheen, koon, päivämäärän jne. Sisältää sanat -kenttä on varsin mielenkiintoinen, koska sen avulla voit kirjoittaa kohdesanat ja lähettää roskapostia suoraan digitaaliseen unohdukseen.

Vaihe 3

Kun olet täyttänyt kentät, napsauta Luo suodatin ja uusi ponnahdusikkuna tulee näkyviin, ja valitse sitten Ohita postilaatikko (Arkistoi se). Näin varmistat, että suodatinsähköpostit välttävät postilaatikkosi ja näkyvät vain määritetyn otsikon alla. Valitse myös Käytä suodatinta kohteeseenviisitoistavastaavat keskustelut, jotka sijaitsevat ponnahdusikkunan alaosassa.

Vaihe 4

Käytä avattavaa nuolta -sarakkeen Käytä tunnistetta -kohdan vieressä napsauta nuolta ja valitse suodatettuja sähköposteja vastaava tunniste.

Asiantuntijavinkki: Google ei rajoita vaihtoehtoja oletustunnisteisiin. Napsauta Uusi tarra ja luo tarpeitasi vastaava mukautettu tarra.

Vaihe 5

Lopuksi napsautat Luo suodatin uudelleen ja kaikki suodatetut sähköpostit siirtyvät postilaatikostasi tarraan. Tämä koskee myös vanhoja sähköposteja, jotka olet saanut tietyltä lähettäjältä. Voit esikatsella suodatettuja sähköposteja, jos valitset Kaikki viestit tai siirry kyseiseen suodattimeen.

voitko näyttää jakoa ristiriidoilla

Tärkeä huomio

Suodatetut viestit näkyvät vastaavissa kansioissa, kun käytät sähköpostiohjelmaa päästäksesi Gmailiin IMAP: n kautta. Toisaalta tämä ei päde, kun käytät POP Gmailia. Tällä kertaa suodatetut viestit näkyvät kaikkien uusien viestien kanssa.

Suodattimien vienti ja tuonti

Et ehkä tiedä sitä, mutta Google sallii sinun viedä ja tuoda suodattimia. Tämä voi olla todellinen hengenpelastaja, jos haluat siirtyä uuteen sähköpostiohjelmaan.

Vie suodattimet avaamalla Gmail-asetukset, napsauttamalla Näytä kaikki asetukset ja valitsemalla Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehti. Valitse vietävä suodatin ja napsauta Vie. Saat .xml-tiedoston, jota voidaan muokata tekstieditorilla. Muokkauksia ei kuitenkaan ole syytä tehdä siellä, koska suodattimien poistaminen ja muuttaminen on helpompaa niiden lataamisen jälkeen.

Suodattimien tuonti on myös melko helppoa. Siirry sivun alaosaan ja valitse Tuo suodattimia ja valitse sitten Tiedosto. Etsi suodattimien .xml-tiedosto, napsauta sitä ja valitse Avaa tiedosto. Gmail ei lopeta toimintoa automaattisesti. Vahvista napsauttamalla Luo suodattimia.

Siisti temppu: Nopein tapa lajitella tärkeät sähköpostit automaattisesti tähdellä. Napsauta vain päivämäärän ja kellonajan vieressä olevaa pientä tähteä ja sähköpostit näkyvät Tähdellä-osiossa.

Postimies Cometh

Kun kaikki on sanottu ja tehty, automaattisen lajittelun määrittäminen Gmailissa vie aikaa ja vaivaa. Mutta käyttöliittymä on intuitiivinen, helppokäyttöinen, ja sinun tarvitsee tehdä se vain kerran.

Käytätkö sähköpostiohjelmaa päästäksesi Gmail-tiliisi? Mitä mukautettuja tunnisteita haluat luoda? Voit vapaasti kertoa meille lisää mieltymyksistäsi alla olevassa kommenttiosassa.