Kuinka varmuuskopioida ja viedä kaikki Outlook-sähköpostit

Suurin osa nykyaikaisista yrityksistä luottaa sähköpostiviesteihin viestinnässä. Sähköpostien tai huonommin kokonaisten sähköpostitilien käyttöoikeuksien menettäminen voi olla tuhoisa. Outlook-sähköpostiviestien varmuuskopiointi on yksi parhaista tavoista saada mielenrauhaa tietäen, että sähköpostit on tallennettu laitteesi useisiin sijainteihin eivätkä ne voi eksyä helposti.

Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Outlook-sähköpostit varmuuskopioidaan muutamalla eri tavalla.

gmail kuinka vaihtaa oletustili

Kuinka varmuuskopioida ja viedä kaikki Outlook-sähköpostit

Yksi nopeimmista tavoista varmuuskopioida kaikki Outlook-sähköpostisi on käyttää integroitua .pst-tiedostomuotoa. Microsoft Outlook ja Microsoft Exchange käyttävät PST-tiedostoja yksinomaan sähköpostien, yhteystietojen ja osoitteiden sekä kalenteritapahtumien tallentamiseen. Staattista PST-tiedostoa voidaan käyttää varmuuskopiona nykyisille Outlook-sähköposteillesi ja yhteystiedoillesi, ja Outlook voi käyttää sitä myös offline-tilassa.

Näin varmuuskopioit sähköpostisi .pst-tiedostoon:

1. Avaa Outlook ja paina sitten Tiedosto.
   
2. Valitse valikossa Avaa ja vie.
   
3. Napsauta Tuo / Vie-painiketta.
   
4. Järjestelmä palaa Outlookin päänäyttöön ja avaa ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon, joka opastaa sinut vientiprosessissa.
   
5. Valitse ohjatussa toiminnossa Vie tiedostoon -vaihtoehto luettelosta ja napsauta sitten Seuraava.
   
6. Valitse Outlook-datatiedosto (.pst), kun sinua kehotetaan valitsemaan tiedostotyyppi, ja napsauta sitten Seuraava.
   
7. Sitten sinua pyydetään valitsemaan vietävät kansiot. Voit viedä kaikki siihen liittyvät kansiot, mukaan lukien yhteystiedot ja kalenteritiedot, valitsemalla sähköpostitilisi. Napsauta Seuraava, kun olet tyytyväinen valintaan.
   
8. Valitse osoitepolku, johon varmuuskopiotiedosto on tallennettu. Muista polku, jotta voit käyttää sitä myöhemmin.
   
9. On hyvä muuttaa tiedoston nimi (polun viimeinen osa). Oletuksena se on backup.pst.
   
10. Jos tallennat varmuuskopiotiedoston oletuspolulle, valitse haluatko kopioida kohteita.
    
11. (Valinnainen) Voit palata mihin tahansa edelliseen valintaikkunaan, esimerkiksi muuttaaksesi kansiovalintaa, käyttämällä Takaisin-painiketta.
    
12. Aloita vientiprosessi painamalla Valmis.
    
13. Outlook kehottaa sinua luomaan salasanan. Tämä voi olla tärkeää turvallisuussyistä, mutta sinun ei tarvitse antaa salasanaa.
    
14. Löydät puretun tiedoston tiedostopolulle määrittämästäsi sijainnista. Voit nyt siirtää tai kopioida tiedoston muualle.
    

Kuinka viedään viedyt Outlook-sähköpostit

Kun olet vienyt tiedostot, saatat miettiä, miten niihin päästä myöhemmin. Outlookin avulla on helppo avata varmuuskopiot ja palauttaa sähköpostisi tallennettuun ajankohtaan. Näin sinun on tehtävä:

1. Etsi varmuuskopiotiedosto. Huomaa sen sijainti ja tiedostopolku.
   
2. Avaa Outlook.
   
3. Paina Tiedosto ja napsauta sitten Avaa ja vie.
   
4. Valitse oikeanpuoleisesta valikosta Avaa Outlookin datatiedosto.
   
5. Tämä avaa Resurssienhallinnan. Siirry varmuuskopiotiedostoon. Napsauta sitä ja valitse sitten Avaa.
   
6. Järjestelmä palauttaa sinut Outlookin päänäyttöön.
   
7. Vieritä vasemmalla olevassa navigointivalikossa alaspäin, kunnes näet Outlook-tiedot. Tämä luokka sisältää varmuuskopiotiedostosta haetut kohteet.
   
8. Luokka säilyttää alkuperäiset muotoilu- ja kansiojärjestelmät.
   
9. Voit siirtää ja pudottaa sähköposteja muihin tiedostoihin vetämällä ja pudottamalla.

Nyt sinulla on pääsy varmuuskopioituihin sähköposteihisi.

Kuinka tallentaa yksittäinen Outlook-sähköposti nopeasti

Joskus et halua vaivaa tallentaa kaikki sähköpostit ja avata Outlook uudestaan, kun tarvitset vain yhden tai muutaman tietyn sähköpostin. Onneksi on olemassa muutama nopea ratkaisu yhden sähköpostin tallentamiseen Outlookista.

Tapa 1 - Tallenna suoraan kansioon

1. Avaa Outlook.
   
2. Avaa File Explorer ja siirry kohtaan, johon haluat tallentaa sähköpostin. Saatat joutua asettamaan sekä Outlook että File Explorer ikkunatilaan ja siirtämään niitä ympäriinsä helpottamiseksi.
   
3. Vedä tallennettava sähköposti Outlookista kansioon.
   
4. Outlook tallentaa sähköpostin automaattisesti Outlook-kohteiden muotoon.
   
5. Kaksoisnapsauta tallennettua sähköpostia avataksesi sen Outlookissa.
   

Tapa 2 - Tallenna TXT tai HTML

1. Avaa sähköposti, jonka haluat tallentaa Outlookiin.
   
2. Valitse Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
   
3. File Explorer tulee esiin. Valitse polku, johon haluat tallentaa sähköpostin. Napsauta Resurssienhallinnan alaosassa olevaa Tallenna nimellä -tyypin vieressä olevaa nuolta. Valitse joko Vain teksti, jos haluat tallentaa .txt-muodossa, tai HTML, jos haluat tallentaa sähköpostin .html-tiedostona.
   
4. Kun sähköposti on tallennettu, sitä voi käyttää tekstieditorilla (kuten Muistio), jos se on .txt-tiedostossa, tai selaimellasi, jos se on tallennettu nimellä .html.
   

Sähköpostin tallentaminen tällä tavalla ei säilytä mitään liitteitä, joten muista ladata ne, nimetä ne tarvittaessa uudelleen ja tallentaa ne sähköpostin viereen myöhempää käyttöä varten.

Tapa 3 - Tallenna näyttö sieppaamalla näyttöä

Voit myös käyttää näytön sieppausohjelmistoa sähköpostin sisällön tallentamiseen kuvana. Tämä menetelmä voi olla hyödyllinen viittaamaan sähköpostin sisältöön muissa viestintälomakkeissa, koska kuvat kiinnitetään helposti sähköposteihin ja muihin viesteihin.

Jos käytät Windowsia, uusissa versioissa on valmiiksi asennettu näytön kaappausohjelmisto, nimeltään Snipping Tool (vanhemmissa laitteissa) ja Snip & Sketch. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näppäimistön Tulosta näyttö -painiketta ja liittää kuvan Paintiin.

Mac-laitteissa prosessi on samanlainen. Avaa integroitu kuvakaappausominaisuus Ctrl + Command + 4 -pikakuvakkeella ja vedä sitten valintaruudun peittämällä alue sähköpostin yli sen tallentamiseksi.

Linuxille löytyy valikoima kuvakaappausohjelmia saatavilla ladattavaksi, jota voidaan käyttää sähköpostin tallentamiseen kuvana. Vaihtoehtoisesti GNOME-pohjaisissa malleissa on integroitu kuvakaappausohjelma Sovellukset> Lisälaitteet-valikossa. Jotkut Linux-käyttöjärjestelmäversiot vastaavat näppäimistön Tulosta näyttö -painikkeeseen, aivan kuten Windows-järjestelmissä.

Kuinka voin viedä kaikki sähköpostiosoitteet Outlookissa?

Jos haluat viedä yhteystietoluettelosi (joka sisältää yhteystietojesi sähköpostiosoitteet ja muita tietoja), voit käyttää samankaltaisia ​​ohjeita kuin vienti sähköpostit. Yhteystiedot voidaan kuitenkin tallentaa eri tiedostomuodossa, joka on käyttäjäystävällisempi ja joka voidaan avata Excelissä nopeaa käsittelyä ja muokkausta varten. Näin sinun on tehtävä:

1. Avaa Outlook.
   
2. Valitse Tiedosto> Avaa ja vie> Tuo / vie.
   
3. Valitse ohjatussa tuonti- ja vientitoiminnossa Tallenna tiedostona.
   
4. Valitse pilkuilla erotetut arvot (.csv), kun sinua kehotetaan valitsemaan tiedostotyyppi.
   
5. Valitse kansionvalikosta tilisi alta Yhteystiedot-kansio.
   
6. Vahvista tiedostopolku tai muuta sitä tarpeen mukaan. Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla.
   
7. Aloita vientiprosessi painamalla Valmis.
   
8. Tuonti / vienti-valintaikkuna sulkeutuu, kun prosessi on valmis.

Viedyt .csv-tiedostot voidaan avata Excelissä. Se näyttää suuren taulukon, jossa on yhteystiedot. Sinulla on todennäköisesti paljon tyhjiä soluja, ja tämä on täysin normaalia. Voit muokata tietoja Excelillä, vaikka lisäsisällön lisääminen saattaa tehdä siitä lukukelvoton Outlookille, jos sinun on tuotava tiedosto myöhemmin.

miten etsiä Amazon-tulipalosta

Voit käyttää tätä tiedostoa toisessa laitteessa tai sähköpostipalvelussa yhteystietojen tuomiseen.

Kuinka voin tallentaa useita Outlook-sähköposteja tietokoneelleni?

Jos haluat tallentaa useamman kuin yhden sähköpostin kerrallaan, mutta et tarvitse koko sähköpostikirjastoa, voit valita muutaman tallennettavan sähköpostin kerralla. Näin sinun on tehtävä:

1. Avaa Outlook.
   
2. Valitse tallennettavat sähköpostit. Pidä Ctrl-näppäintä alhaalla ja napsauta sähköpostiviestejä valitaksesi ne yksi kerrallaan, tai pidä Vaihto-näppäintä painettuna valitaksesi sähköpostierän ensimmäisen ja toisen napsautuksen välillä.
   
3. Valitse Tiedosto> Tallenna nimellä.
   
4. Siirry valintaikkunassa kansioon, johon haluat tallentaa sähköpostit, nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja valitse tallennettavaksi muodoksi vain teksti.
   
5. Outlook tallentaa kaikki valitut sähköpostit yhteen .txt-tiedostoon. Voit käyttää niitä tekstieditorilla päästäksesi niihin.
   

Jos haluat tallentaa ne erillisiin .txt-tiedostoihin, sinun on tallennettava kukin sähköposti erikseen. Muita Outlook-laajennuksia verkossa saatavana, voi laajentaa tätä ominaisuutta tallentaa sähköpostit erillisinä .txt- tai vaihtoehtoisina tiedostomuodoina.

Uusi ilme Outlookiin

Outlookin integroidun vientitoiminnon avulla voit varmuuskopioida ja palauttaa sähköposteja siltä varalta, että menetät pääsyn sähköpostitilillesi joko kadonneen salasanan tai hakkeroinnin vuoksi. Koska verkkoviestintä on niin yleistä, muutaman minuutin viettäminen sähköpostien säännölliseen varmuuskopiointiin voi säästää päänsärkyä kadonneiden tiedostojen sekoittamisesta.

Kuinka usein viet Outlook-sähköposteja? Kerro meille alla olevasta kommenttiosasta.