7 Excel-laskentataulukko-ongelmaa ja niiden ratkaiseminen

Jos haluat tehdä luettelon mistä tahansa,senhoukuttelevaa nähdä Excel oletustietovarastona: loppujen lopuksi se on vain pieni luettelo kohteista itsellesi tai muutamalle läheiselle kollegallesi.

Ehkä tarvitset jotain kehittyneempää, kuten laskentakaavat tai makro-ohjelmointi tiedonkeruun ja käsittelyn automatisoimiseksi.

Valitettavasti helppous, jolla voit aloittaa työskentelyn Excelissä tai kilpailevassa taulukkolaskentaohjelmassa, on myös yksi sen suurimmista ongelmista. Pienen projektin alkaminen Excelissä kasvaa massiiviseksi, jolloin saatat kohdata myös nopeus- ja vakausongelmia tai jopa kehitysongelmia, joita et voi ratkaista.

Lisäksi suurten tiedonhallintatehtävät aiheuttavat usein merkittäviä haasteita, kuten organisaatio, toteutus, tiedostojen luokittelu, tietokantojen hallinta, käyttäjien yhteistyö ja paljon muuta. Tietokannan rakenteen rikkomiseen tarvitaan vain tietojen sijoittaminen väärälle alueelle, tietojen kirjoitus epäjohdonmukaisesti tai jopa kahden ihmisen työskenteleminen samalla arkilla. Useat asiat voivat mennä pieleen aiheuttaen viivästyksiä ja mahdollista tietojen menetystä.

Tässä artikkelissa kerrotaan yleisimmistä ongelmista, joita esiintyy käytettäessä Excel-laskentataulukoita, miten niihin puututaan ja milloin on parempi ryöstää ja vaihtaa sen sijaan tietokantaan.

Nro # 1: Excelin monikäyttäjämuokkaus

Kun Excel-järjestelmät kasvavat orgaanisesti, kohtaat nopeasti ongelmia, joissa yksi käyttäjä avaa työkirjan milloin tahansa, ja toiselle henkilölle kerrotaan, että se on jo auki. Toinen käyttäjä voi peruuttaa, odottaa tai tarkastella vain luku -versiota. Excelin lupaus ilmoittaa sinulle, kun toinen henkilö poistuu työkirjasta, on uhkapeli, koska se ei tarkista tilaa niin usein, eikä se voi koskaan valaista sinua. Vaikka se tapahtuukin, joku muu saattaa kirjautua sisään ja avata tiedoston ennen sinua.

Yksittäisten käyttäjätehosteiden välttämiseksi voit käyttää Excel Online -ohjelmaa (Excelin leikattu, verkkopohjainen versio) tai kytkeä Jaetut työkirjat ominaisuus. Tässä on pikaopas laskentataulukon jakamisesta.

1. Avaa haluamasi laskentataulukko ja napsauta Tiedosto .
2. Napsauta sitten Jaa avataksesi uuden ikkunan.
3. Anna nyt sen käyttäjän tiedot, jonka kanssa haluat jakaa laskentataulukon.

Voit myös jakaa tiedot useaan työkirjaan siten, että eri ihmiset työskentelevät eri työkirjojen kanssa polkematta toistensa varpaita.

Numero # 2: Excelin jaetut työkirjat

Excel Online sallii oletusarvoisesti useita toimittajia, mutta siitä puuttuu paljon toimintoja. Palvelu ei ole kovin kilpailija mihinkään muuhun kuin yksinkertaisimpiin tehtäviin. Vaikka Jaetut työkirjat -ominaisuus näyttää olevan sen tehtävä, se on täynnä rajoituksia. Et voi luoda taulukkoa tai poistaa solulohkoa, jos työkirja on esimerkiksi jaettu.

Kun Excel-järjestelmät kasvavat orgaanisesti, kohtaat ongelman, että vain yksi käyttäjä voi avata työkirjan kerralla.

Joillekin online-Excel-rajoituksille on kiertotapoja. Muille on kyse työkirjan rakenteen muuttamisesta sen sijaan, että käytettäisiin jo luotuja työkirjoja - mutta tämä skenaario usein estyy. Tämän seurauksena on mahdotonta käyttää jaettua työkirjaa samalla tavalla kuin tavallista, yhden käyttäjän työkirjaa.

Jaettujen työkirjojen muutokset synkronoidaan käyttäjien välillä aina, kun työkirja tallennetaan. Tämä toiminto asetetaan ajastetulle aikataululle, mikä pakottaa säästämisen esimerkiksi viiden minuutin välein. Säännöllisen säästämisen ja jokaisen käyttäjän muutosten seurannan kustannukset ovat kuitenkin melko suuret. Työkirjat voivat nopeasti ilmapalloa ja rasittaa verkkoasi hidastamalla muita järjestelmiä.

kuinka poistaa äänikanavia ristiriidoissa

Numero # 3: Exceliin linkitetyt työkirjat

Tietojen jakaminen useille työkirjoille voi olla kiertotapa monen käyttäjän muokkauksen ongelmaan. Silti heillä on todennäköisesti oltava linkkejä keskenään, jotta yhteen syötetyt arvot käytetään toisessa. Työkirjojen väliset linkit ovat hyödyllisiä myös erillisen datan pitämisessä erillisissä tiedostoissa sen sijaan, että niissä olisi yksittäisiä taulukoita yhdessä työkirjassa.

Häiritsevästi nämä linkit ovat toinen turhautumisen ja epävakauden lähde. Niistä tulee absoluuttisia, mukaan lukien koko polku lähdekirjaan tai suhteellinen, mukaan lukien lähde- ja kohdepolkujen välinen ero. Vaikka tämä kuulostaa järkevältä, Excel käyttää arkaluontoisia sääntöjä päättääkseen, milloin kutakin linkityyppiä käytetään ja muutetaan niitä.

Sääntöjä ohjaa useita vaihtoehtoja ja se, tallennetaanko työkirjat ennen linkkien lisäämistä. Linkit muuttuvat myös, kun tallennat työkirjan tai avaat ja käytät Tallenna nimellä tehdä kopio, eikä kopioida tiedostoa Tiedostonhallinta . Kaiken tämän sekaannuksen ja epävarmuuden takana on, että työkirjojen väliset linkit hajoavat helposti, ja palautuminen rikkinäisistä linkeistä on aikaa vievä prosessi. Kukaan ei pääse käsiksi tiedostoihin, joita asia koskee.

Linkitetyt tiedot päivitetään vasta, kun tiedostot avataan, ellet napsauta erikseen Tiedot> Kyselyt ja yhteydet> Muokkaa linkkejä> Päivitä arvot. Tässä on nopea esittely.

1. Avaa haluamasi laskentataulukko ja napsauta Tiedot .
2. Etsi nyt Kyselyt ja Liitännät ja napsauta Muokkaa linkkejä .
3. Valitse sitten Päivitä arvot .

Jos linkit eivät ole kahden työkirjan välillä, mutta kattavat vähintään kolme, sinun on avattava kaikki työkirjat oikeassa järjestyksessä, jotta päivitetyt tietoprosessit voidaan varmistaa oikeassa järjestyksessä ensimmäisestä toiseen ja kolmanteen. Jos muutit arvoa ensimmäisessä työkirjassa ja avaat sitten kolmannen, se ei näe muutoksia, koska toinen työkirja ei ollut päivittänyt arvojaan.

Tämä tietoketju on loogista, mutta se lisää todennäköisyyttä, että tiedot ovat joko virheellisiä tai yrität avata työkirjan, jota joku muu jo muokkaa.

Tietenkin voit yrittää välttää linkitettyjä työkirjoja kokonaan, mutta on todennäköistä, että syötät samat tiedot useampaan kuin yhteen työkirjaan, ja siihen liittyy vaara kirjoittaa ne joka kerta hieman eri tavalla.

Numero # 4: Excel-tietojen validointi

Virheet voivat hiipiä dataan missä tahansa tietokonejärjestelmässä: ihmiset kirjoittavat väärin sanoja tai siirtävät numeroita yksitoikkoisella säännöllisyydellä lukuihin. Jos tietojasi ei tarkisteta syöttämisen aikana, sinulla on ongelmia.

Oletuksena Excel hyväksyy käyttäjätyypit. Vahvistus voidaan asettaa hakulistoille, mutta niitä on vaikea ylläpitää, lähinnä jos samaa kenttää käytetään useammassa kuin yhdessä paikassa. Jos käyttäjien on syötettävä asiakirjan tunnusnumerot tai asiakkaan viitenumerot ilman tarkistuksia, väärät tietueet on helppo sitoa toisiinsa. Järjestelmän tietojen eheys vaarantuu kohtalokkaasti, ja tietojen analysointi on epäilyttävää.

Saatat jo kärsiä tietojen validointiongelmien seurauksista tajuamatta perussyitä. Tarkastellaan tilannetta, jossa sinulla on luettelo laskuista Excelissä. Käyttäjä kirjoittaa asiakkaan nimen jokaisessa laskussa hieman eri tavalla. Tämän seurauksena saat laskut Jones Ltd: lle, Jones Limitedille, Jonse Ltd: lle ja jonessille. Saatat olla tietoinen siitä, että nämä kaikki viittaavat samaan yritykseen, mutta Excel ei. Mikä tahansa laskutustietojen analyysi, kuten pivot-taulukko, joka perustuu asiakkaisiin kuukausittain, tuottaa useita tuloksia, kun niitä pitäisi olla vain yksi.

Numero # 5: Excel-navigointi

Suurissa työkirjoissa on haastavaa liikkua. Ikkunan alaosassa olevat arkin välilehdet ovat kauhea mekanismi tien löytämiseen, kun niitä on paljon. Kun näytöllä näkyy enemmän välilehtiä, on vaikea löytää tarvitsemasi. Tässä on nopea tapa selata taulukoita.

1. Tuo hiiren kakkospainikkeella arkkien nimien vasemmalla puolella olevia nuolia Aktivoi Sheet valintaikkunassa.

Vain 20 ensimmäistä arkkia on luettelossa, ennen kuin sinun on selattava luetteloa. Haluttua taulukkoa ei ole mahdollista lajitella, ryhmittää tai etsiä. Ikkunan pitäisi näyttää tältä.

Numero # 6: Excel-suojaus

Voit lisätä suojausta Excel-työkirjoihin, mutta siinä on paljon ongelmia. Suojaus on suunnattu paljon enemmän työkirjan rakenteen kuin tietojen suojaamiseen. Voit yrittää lukita joitain taulukoita ja soluja estääksesi käyttäjiä muuttamasta rakennetta ja kaavaa, mutta jos he näkevät tiedot, he voivat yleensä muuttaa mitä tahansa tai kaikkia niitä (ellet tee luovaa makro-ohjelmointia).

Numero # 7: Excelin nopeusongelmat

Excel ei ole nopein sovellus, ja sen ohjelmointikieli, VBA, on hidas verrattuna ammattimaisempiin ohjelmointikieliin, kuten C #. Tämä skenaario johtuu Excelin käyttötarkoituksesta ja joustavuudesta. Se on loppujen lopuksi laskentataulukko. Kyllä, Excel VBA voidaan painaa palveluun tietoluetteloiden hallitsemiseksi, mutta se ei tarkoita, että se olisi paras valinta tällaiseen työhön. Muut sovellukset soveltuvat paremmin tällaisiin tehtäviin - lähinnä siksi, että ne suunnitellaan nimenomaan niiden suorittamiseen.

Jos törmäät johonkin tässä artikkelissa esitetyistä ongelmista, älä ohita niitä. Strukturoidun datan, tietokannan, tallentamiseen on ammattimainen vastaus. Sen ei tarvitse olla pelottavaa tai kallista, ja sen pitäisi antaa sinun ajatella loogisesti tietojasi, kuinka ne linkittyvät toisiinsa ja miten olet vuorovaikutuksessa niiden kanssa.

Merkintä : Jos olet siirtymässä taulukkolaskuratkaisusta tietokantaan, älä kopioi orjuuttavasti laskentataulukkoa, käytä tilaisuutta parantaa sitä.

Saatavilla on yleiskäyttöisiä tietokantasovelluksia, joiden avulla voit rakentaa mittatilaustyönä olevan ratkaisun. Vaihtoehtoisesti saatat huomata, että erikoistietokantasovellus - joka on jo suunniteltu haluamaasi tarkoitusta varten - on halvempi, nopeampi toteuttaa ja paremmin sopiva.

Kuinka voin peruuttaa match.com-tilini

Esimerkiksi, jos sinulla on luettelo asiakkaista ja tiedot kaikista vuorovaikutuksistasi heidän kanssaan, sitä pidetään asiakkuudenhallintajärjestelmänä. Hienostuneesta nimestään huolimatta CRM-järjestelmä on erikoistunut tietokanta. Samoin tilipaketit, kuten QuickBooks ja Sage, ovat erikoistietokantoja. Jos et löydä valmiita sovelluksia, jotka sopivat juuri sinun tarpeisiisi, voit rakentaa sen itse tai hankkia sellaisen sinulle IT-osastolta tai konsultilta.

Yleisin tietokantatyyppi on relaatiotietokanta, joka tallentaa tiedot taulukoihin ja koostuu riveistä ja sarakkeista. Jokaisella rivillä on erillisen kohteen tiedot. Esimerkiksi jokaisessa sarakkeessa kuvataan aiheen eri määritteet, kuten asiakkaan nimi tai luottoraja.

Sinun on annettava asiakkaan tiedot vain kerran tietueen luomiseksi, ja voit sitten käyttää niitä niin monessa laskussa kuin tarvitset.

Taulukoissa on määritelty suhteet niin, että esimerkiksi lasku sisältää asiakastunnuksen. Tämä prosessi tarkoittaa, että voit helposti löytää kaikki tietyn asiakkaan laskut tai noutaa asiakkaan puhelinnumeron tietystä laskusta. Sinun on annettava asiakkaan tiedot vain kerran asiakastietueen luomiseksi, ja sitten voit käyttää sitä niin monessa laskussa kuin tarvitset kirjoittamatta sitä uudelleen. Tietokannan luomiseksi sinun on määritettävä nämä taulukot ja suhteet ja määritettävä sitten näyttöasettelut, joita haluat käyttää tietojen luettelointiin ja muokkaamiseen.

Siellä on kymmeniä tietokantasovelluksia. Jotkut niistä ovat helppokäyttöisiä ja tekevät koko työn, jolloin voit määrittää taulukot, tietojen syöttönäytöt ja raportit. Toiset ovat monipuolisempia tietyillä alueilla, mutta vaativat muita työkaluja täydellisen työn tekemiseen.

Esimerkiksi ohjelma voi olla luotettava määritettäessä taulukoita ja suhteita ja sillä on vankat analyysi- ja raportointiominaisuudet. Silti sovelluksesta puuttuu lopulta mitään työkaluja tietojen syöttönäyttöjen määrittämiseksi. Microsoft SQL Server on tässä ilmeinen esimerkki. Kuten muissakin suurissa tietokantajärjestelmissä, SQL Server huolehtii käyttöliittymästä ja odottaa sinun käyttävän toista työkalua, kuten Visual Studiota, käyttöliittymän kehittämiseen.

Mitkä tietokantavaihtoehdot sopivat sinulle?

Tietokantavaihtoehto # 1: Microsoft Access

Access on yksi työpöydän tietokantojen isoisistä. Sitä on helppo käyttää, mutta sitä on helppo käyttää väärin. Voit suunnitella taulukoita, näyttöjä ja raportteja alusta alkaen tai aloittaa mallista. Jotkut mallit ovat avoimesti amerikkalaisia ​​eivätkä aina opeta hyviä käytäntöjä, mutta ne auttavat sinua aloittamaan nopeasti. Näytöt ja ohjelmointiominaisuudet voivat olla varsin hienostuneita. Voit ottaa valmiin sovelluksen käyttöön muille käyttäjille intranetissä (EI Internetissä) tiedostojen jakamisen sijasta.

Tietokantavaihtoehto # 2: Microsoft SharePoint

SharePoint on tietokanta sekä asiakirjojen tallennusmekanismi. Voit käyttää sitä yksinkertaisten luetteloiden kokoamiseen ja linkittämiseen. Lomakkeen suunnittelija on hieman hienostunut, mutta mukauttaminen on silti mahdollista. SharePointin kyky napata luettelo Excelissä kertyneistä tiedoista ja sijoittaa se mukautettuun luetteloon on hyödyllinen. Ohjelma asettaa mukautetun luettelon kaikkien verkon käyttäjien saataville ja antaa sinun lisätä tietoturvaa rajoittaaksesi kuka voi tehdä mitä kyseisillä tiedoilla. Voit pyytää SharePointia ilmoittamaan sinulle sähköpostitse aina, kun joku lisää, muokkaa tai poistaa tietueita. Jos tallennat henkilöitä, kalenterikohteita tai tehtäviä koskevia tietoja, voit synkronoida kyseiset tiedot Outlookin kanssa.

Tietokantavaihtoehto # 3: Zoho Creator

Zoho Office on verkkosovellus, joka sisältää tietokannan, joka käyttää vedä ja pudota -toimintoa levittääksesi lomakkeensa yksinkertaisella, intuitiivisella tavalla. Vedä ja pudota -prosessia käytetään myös vuorovaikutusten ja työnkulkujen ohjelmointiin. Verkkopalveluna tietosi ja sovelluksesi ovat saatavilla mistä tahansa, yksinkertaisella suojauksella, jotta tietosi pysyvät yksityisinä. Zoho veloittaa käyttäjää kohti kuukaudessa, mutta se rajoittaa tallennettujen levyjen määrää kyseisellä hinnalla. Ohjelma maksaa enemmän, kun tallennetaan enemmän tietoja tai muita ominaisuuksia, kuten sähköpostin integrointia.

Kuten näette, Excel tarjoaa monia ominaisuuksia, mutta puuttuu joillakin alueilla jokaisessa. Joskus toinen sovellus tekee työn paremmin, varsinkin jos se on suunniteltu nimenomaan tehtävää varten. Muina aikoina Excel toimii hienosti, kuten pienemmissä tietokannoissa, kunhan vain tiedät kuinka estää ongelmien syntyminen ensinnäkin.