Vieraiden lisääminen ClickUpissa

Jokainen tiimissä työskentelevä tietää, että yhteistyö on kriittinen osa nykyajan liiketoimintakäytäntöjä. Kommunikointi ja tietojen vaihtaminen työtovereiden kanssa on tuottavuuden resepti. Joskus tietty tehtävä vaatii kuitenkin ulkopuolista asiantuntemusta, mikä voi haitata työnkulkua. Silloin ClickUpin kaltaiset alustat voivat olla hyödyllisiä.

Tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit lisätä vieraita ClickUp-työtilaan ja kattaa kaikki jakamis- ja hallintavaihtoehdot.

Kuinka lisätä vieraita ClickUpiin?

Jokaisella tilaussopimuksella avaat tietyn määrän vieraspaikkoja. Ominaisuus on ihanteellinen yhteistyöhön sellaisten konsulttien kanssa, jotka tarvitsevat pääsyn vain tiettyyn tehtävään työtilassasi. Näillä käyttäjillä on rajoitettu pääsy tietoihin, joten he eivät voi nähdä mitään, mitä et ole nimenomaisesti jakanut heidän kanssaan. Voit myös tunnistaa vieraat pienestä oranssista neliöstä heidän profiilikuvassaan tai avatarissa hämmennyksen välttämiseksi.

Vieraiden lisäämisen oppiminen ClickUpissa on helppoa alustan tyylikkään ulkoasun ansiosta. Prosessi ei ole vain melko yksinkertainen, vaan voit myös tehdä sen eri käyttöjärjestelmillä. Saatavilla on työpöytäsovellus sekä Macille että Windows PC:lle ja mobiiliversio iOS:lle ja Androidille. Kaikissa erissä ei kuitenkaan ole samoja ominaisuuksia, joten muista lukea lisää saadaksesi lisätietoja.

Macilla

Työpöytäsovellus on loistava, jos haluat työskennellä offline-tilassa. Siinä on vähemmän ominaisuuksia kuin verkkoversiossa, koska jälkimmäistä päivitetään useammin. Voit kuitenkin hallita helposti perustehtäviä, joihin kuuluu vieraiden lisääminen tiettyyn työtilaominaisuuteen. Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Käynnistä ClickUp-sovellus Finderilla tai Launchpadilla.
   
2. Etsi tehtävä, kansio tai luettelo, jonka haluat jakaa vieraskäyttäjän kanssa.
   
3. Napsauta kolmea pistettä oikealla avataksesi toimintovalikon.
   
4. Valitse vaihtoehtoluettelosta Jakaminen ja käyttöoikeudet.
   
5. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Kirjoita vieraan sähköpostiosoite valintaikkunaan lähettääksesi kutsun.
   
6. Valitse haluamasi käyttöoikeus. Sinulla on useita vaihtoehtoja: tarkastella, vain kommentoida, muokata ja luoda.
   

Windows 10:ssä

Melkein samat vaiheet pätevät Windows 10 -versioon:

1. Käynnistä sovellus kaksoisnapsauttamalla työpöydän kuvaketta.
   
2. Voit jakaa luettelon vieraskäyttäjän kanssa napsauttamalla oikealla puolella otsikon vieressä olevaa ellipsiä. Napsauta Jakaminen ja käyttöoikeudet ja kirjoita oikea sähköpostiosoite.
   
3. Voit lisätä vieraita koko kansioon etsimällä sen hallintapaneelista. Avaa toimintovalikko ja siirry kohtaan Jakaminen ja käyttöoikeudet. Lähetä kutsu ja aseta haluamasi käyttöoikeus.
   
4. Jos haluat lisätä vierailijan koko tehtävään, avaa se ensin napsauttamalla. Napsauta sivun yläreunassa kolmea vaakasuuntaista pistettä. Sieltä jaa kansio lähettämällä kutsu vieraskäyttäjälle.
   

Huomaa: Chrome-laajennus on myös saatavilla osoitteessa Chrome Web Store . Vakiotoimintojen lisäksi voit käyttää sitä sähköpostien liittämiseen ClickUp-tehtäviin. Se toimii sekä Gmailin että Outlookin kanssa.

Androidilla

ClickUp-mobiilisovellus sai aluksi kovia arvosteluja. Käyttäjät valittivat, että se oli heikko verrattuna työpöytäversioon, puhumattakaan pilvipohjaisesta versiosta. Viimeisimmät päivitykset toivat kuitenkin merkittäviä parannuksia, etenkin mitä tulee vasteaikaan.

Uusi ja parannettu versio Android-laitteille löytyy osoitteesta Google Play Kauppa . Se on saatavilla ilmaiseksi ja toimii hyvin, jos sinun on tarkistettava työtilasi ollessasi liikkeellä.

kuinka siirtää kansio yhdestä Google-asemasta toiseen

Kun olet kirjautunut sisään, voit käyttää kaikkia tiedostoja, kansioita, luetteloita ja tiloja puhelimellasi.

Valitettavasti et voi käyttää sitä jäsenten tai vieraiden lisäämiseen Workspace-ominaisuuksiisi. Tällä hetkellä se palvelee vain kommunikointia tiimisi jäsenten kanssa ja työnkulun seuraamista. Toivottavasti tulevat päivitykset sisältävät kehittyneempiä ominaisuuksia, mutta toistaiseksi – pysy työpöytäversioissa.

iPhonessa

Sovelluksesta on saatavilla iOS-versio Sovelluskauppa . Saat sen ilmaiseksi ja pysyt ajan tasalla, kun olet poissa tietokoneeltasi.

Kuten Android-versiossa, et voi kutsua vieraita Workspace-ominaisuuksiisi puhelimellasi. Se ei kuitenkaan tee mobiilisovelluksesta täysin hyödytöntä. Pystyt silti kommunikoimaan työtovereiden kanssa ja jopa luomaan uusia tehtäviä. Se voi olla todella hyödyllistä, jos olet liikkeellä, mutta sinun on silti kirjauduttava sisään tiimisi kanssa.

Kuinka hallita vieraita ClickUpissa?

Järjestelmänvalvojana voit hallita tietyn työtilan kaikkia jäseniä (vierailijat mukaan lukien) käyttämällä hallintapaneelin 'Ihmiset' -sivua. Voit muuttaa vieraan käyttöoikeusasetuksia, päivittää hänet jäseneksi tai jopa poistaa hänet ominaisuudesta kokonaan.

Macilla

Jos haluat vieraillasi pääsyn suoritettuihin tehtäviin, voit muuttaa heidän käyttäjätilansa. Kun heistä on tullut jäseniä, he voivat käydä läpi aikaisemman työnsä, vaikka he eivät olisi enää aktiivisesti mukana Workspacessa. Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Avaa Admin-valikko napsauttamalla avatariasi.
   
2. Valitse vaihtoehtoluettelosta Ihmiset.
   
3. Etsi käyttäjä, jota haluat hallinnoida. Selaa vieraslistaa tai käytä ikkunan yläosassa olevaa hakutoimintoa.
4. Napsauta vasemmalla olevasta palkista Vieras-kohdan vieressä olevaa alanuolta. Valitse uusi rooli avattavasta luettelosta.
   

Voit myös poistaa vierailevat käyttäjät kokonaan, kun he ovat tehneet aikomuksensa:

1. Siirry kohtaan Järjestelmänvalvoja-valikko > Henkilöt-sivu.
   
2. Etsi käyttäjä vierasluettelosta.
3. Napsauta kolmea vaakasuuntaista pistettä näytön oikeassa reunassa.
4. Valitse vaihtoehtoluettelosta Poista.
   

Windows 10:ssä

Kun lisäät vieraita tiettyyn tehtävään, määrität yleensä käyttöoikeusasetuksen heti. Tietysti joskus heidän osallistumisasteensa muuttuu projektin edetessä. Saatat tarvita heitä osallistumaan aktiivisemmin jättämällä kommentteja tai muokkaamalla tiedostoja. Onneksi ClickUpin avulla voit muuttaa välyksen tasoa missä tahansa kohdassa. Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Avaa admin-valikko napsauttamalla avatariasi.
   
2. Napsauta Ihmiset-luokkaa ja etsi vieras luettelostasi.
   
3. Napsauta Access-kohdassa haluamaasi kansiota, luetteloa tai tehtävää.
4. Näkyviin tulee pieni ponnahdusikkuna. Napsauta nykyistä käyttöoikeusasetusta oikeassa alakulmassa.
5. Valitse uusi asetus avattavasta luettelosta.
   

On toinenkin tapa määrittää, mitkä ominaisuudet näkyvät vierasnäkymässä. Jos haluat myöntää jollekin lisää käyttöoikeuksia, mutta et halua hänen näkevänkaikki, voit piilottaa sen järjestelmänvalvojan oikeuksillasi. Esimerkiksi ominaisuudet, kuten ajan seuranta, aikaarviot, mukautetut kentät ja tunnisteet, voidaan halutessasi piilottaa vieraskäyttäjiltä. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:

1. Avaa Järjestelmänvalvoja-valikon Henkilöt-sivu ja etsi vieras.
2. Näet ominaisuudet näytön oikeassa reunassa olevan Luvat-kohdassa. Napsauta vastaavaa symbolia piilottaaksesi tai näyttääksesi tietyn ominaisuuden.
   

Androidilla (ja iPhonella)

Kuten mainittiin, mobiiliversiot ovat rajoitettuja vieraiden ja jäsenten hallinnassa. Voit kuitenkin tehdä muita toimia, jotka tekevät sovelluksesta kannattavan:

• Luo uusia tehtäviä
• Päivitä ja muokkaa tehtäviä
• Tee yhteistyötä työtovereiden ja henkilöstön kanssa
• Katso tehtävälistasi
• Pysy ajan tasalla push-ilmoitusten avulla

Muita usein kysyttyjä kysymyksiä

Voivatko vieraat muokata tiloja, kansioita tai tehtäväluetteloita?

Kyllä, jos annat heille luvan. Vieraat voivat tehdä vain sen, minkä annat heidän tehdä, mikä voi varmistaa yhden seuraavista:

kuinka muuttaa legenda-kielen liigankieli

• Näytä – he voivat tarkastella jaettuja tietoja.

• Kommentti – he voivat lisätä palautetta tai syötteitä, mutta eivät voi muokata.

• Luo ja muokkaa – he voivat luoda uusia kansioita, lisätä uusia tietoja tai tehdä muutoksia olemassa oleviin ominaisuuksiin.

Kuitenkin, jotta voit käyttää kaikkia käyttöoikeuksia, sinun on kirjauduttava maksulliseen sopimukseen. Vieraita voidaan myös kutsua vain yksittäisiin työtilan ominaisuuksiin, kuten luetteloihin, kansioihin tai tehtäviin. Et voi lisätä heitä koko työtilaan, ellei niitä ole päivitetty jäsentilaksi.

Mitä tapahtuu, kun vieraspaikat loppuvat?

Jokaisessa maksullisessa paketissa on saatavilla useita vieraspaikkoja:

• Rajoittamaton tilaus: viisi vieraspaikkaa jäsentä kohden ja kaksi muuta jokaisen työtilan lisäjäsenen kanssa.

• Liiketoimintasuunnitelma: 10 vieraspaikkaa per jäsen, ja saat viisi lisää jokaista lisättyä Space-jäsentä kohden.

• Yrityssuunnitelma: Sama määrä vieraita kuin liiketoimintasuunnitelmassa, ja joitakin ylimääräisiä järjestelmänvalvojavaihtoehtoja. Voit esimerkiksi määrittää, kenellä on valtuudet kutsua vieraita tai kieltää ominaisuus kokonaan.

kuinka näen oinani

Yksinkertaisesti sanottuna joka kerta kun lisäät uuden jäsenen työtilaan, ClickUp antaa sinulle toisen vieraspaikan. Muista, että järjestelmä koskee vain käyttäjiä, joilla on käyttöoikeudet. Alustan avulla voit lisätä rajoittamattoman määrän vain katselua olevia vieraita suunnitelmasta riippumatta.

Ole hyvä

Työtilan järjestelmänvalvojat voivat lisätä vieraita yksittäisiin luetteloihin, tehtäviin ja kansioihin vain muutaman yksinkertaisen vaiheen avulla. Koska ClickUp on melko yksinkertainen yhteistyötyökalu, sinun ei tarvitse olla hyvin perehtynyt löytääksesi sen. Asianmukaisella tilaussuunnitelmalla voit myös päättää kunkin käyttäjän käyttöoikeustason.

Jos offline-työskentely keskittyy paremmin, voit ladata työpöytäversion sekä macOS:lle että Windows 10:lle. Sovellusten avulla voit hallita vierasluetteloasi helposti, koska käyttöliittymä on lähes identtinen pilviversion kanssa. ClickUp-mobiili on kuitenkin hieman rajoittavampi, mutta voi silti olla hyödyllinen.

Käytätkö ClickUpia projektinhallintaan? Millaisia ​​kokemuksia sinulla on työkalusta? Kommentoi alle ja kerro meille, onko olemassa tapa lisätä vieraita matkapuhelimellasi.