Kun monien käyttäjien on syötettävä tietoja jaettuun Google Sheetiin, se voi usein aiheuttaa sekaannusta. Täällä avattavat luettelot voivat olla suurta apua.
Jos et halua joukkuetovereiden kirjoittavan satunnaisia merkintöjä, tekemällä kirjoitusvirheitä tai sekoittamalla kaavaa, voit vahvistaa heidän merkinnänsä luomalla avattavan luettelon, josta he voivat valita.
Tässä artikkelissa näytämme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää tästä hyödyllisestä ja aikaa säästävästä ominaisuudesta.
Avattavan luettelon lisääminen Google Sheets -soluun tietojen vahvistamisen avulla
Kun olet avannut työarkin, avattavan luettelon lisääminen on helppoa:
- Valitse solu, johon haluat lisätä avattavan luettelon.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua.
- Valitse Tietojen vahvistus> Ehdot.
- Valitse luettelo tuotteista tai luettelo luettelosta - kumpi sopii sinulle.
- Jos olet valinnut luettelon tuotteista, lisää sopivat kohteet. Varmista, että ne on erotettu pilkuilla ja ilman välilyöntejä.
- Jos olet valinnut Luettelon alueelta, valitse solut, jotka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon.
- Valitse Näytä-pudotusvalikko solukentässä (luettelo ei tule näkyviin muuten), jotta alanuoli voidaan näyttää.
- Napsauta Tallenna.
Jos haluat käyttäjien kirjoittavan, poista valinta Näytä pudotusvalikosta solukentästä. Voit estää ihmisiä kirjoittamasta virheellisiä kohteita valitsemalla Hylkää syöttö.
miten avata äskettäin suljetut välilehdet
Jos haluat lisätä avattavan luettelon useisiin soluihin:
- Korosta ne kaikki valitsemalla Solualue tai valitse ne vain hiirellä tai näppäimistöllä.
- Toista yllä kuvatut vaiheet.
Voit myös antaa yhteiskäyttäjille kirjoittaa tietonsa, mutta nähdä varoituksen, jos he kirjoittavat mitään virheellistä. Siinä tapauksessa sinun tulisi valita Näytä varoitus -vaihtoehto. Vaihtoehtoisesti voit valita Hylkää syöttö -vaihtoehdon ja kieltää sellaisten tietojen kirjoittamisen, joita ei ole kohteiden luettelossa.
Voit muokata avattavaa luetteloa seuraavasti:
- Napsauta muokattavaa solua.
- Valitse Tiedot> Tietojen vahvistus.
- Etsi luetellut merkinnät ja muokkaa niitä ja valitse sitten Tallenna.
Avattavan luettelon poistaminen:
- Napsauta muokattavaa solua.
- Valitse Tiedot> Tietojen vahvistus
- Valitse Poista vahvistus.
Mikä on tietojen vahvistus?
Tietojen vahvistus on Google Sheets -vaihtoehto, jonka avulla voit järjestää tietosi vahvistamalla kohteita. Pääset siihen napsauttamalla päävalikossa Data ja valitsemalla sitten Data validation. Useimmiten sitä käytetään avattavien luetteloiden luomiseen eri soluihin. Sen avulla voit myös muokata minkä tahansa annetun luettelon sisältöä ja ulkoasua.
Yksi tapa vahvistaa tiedot on soveltaa ehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää ennalta määritetyn tyyppisiä tietoja, kuten numeroita, päivämääriä tai luetteloita tuotteista.
kuinka soittaa musiikkia erimielisyydessä
- Napsauta Tietojen vahvistus -valikossa Kriteerit.
- Tarkista sopiva tyyppi tai tyypit, jotka haluat joukkuetovereidesi syöttävän.
- Halutessasi voit lisätä tarkat kohdat - kuten numerot, kaavat, päivämäärät tai sanat - syöttöruutuun.
- Kun olet valmis, valitse Tallenna.
Työskentely avattavien luetteloiden kanssa
Seuraavan kerran, kun napsautat - tai joku muu - kyseistä solua, kirjoitusvaihtoehdon sijaan on luettelo lisäämistäsi kohteista. Jos olet valinnut Näytä vahvistusohjetekstikentän, kirjoittamasi teksti tulee näkyviin aina, kun joku napsauttaa yhtä vahvistetuista soluista.
Jos olet valinnut Näytä varoitus -vaihtoehdon, virheellisten tietojen syöttäminen käynnistää varoituksen. Jos joku ei ole varma varoituksen merkityksestä, hänen pitäisi vain viedä hiiri merkityn kohdan päälle.
Jos olet valinnut Hylkää syöte -vaihtoehdon, ihmiset saavat myös varoituksen eivätkä pysty tallentamaan virheellisiä kohteita.
Värien käyttäminen tietojen lajittelemiseen avattavassa luettelossa
Jos haluat helpottaa selaamista taulukossa ja lisätä joitain värejä avattavaan luetteloon, voit käyttää ehdollista muotoilua. Noudata seuraavia ohjeita:
- Valitse solut, jotka sisältävät avattavan luettelon ja jotka haluavat olla tietyn värisiä.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ehdollinen muotoilu> Yksivärinen tai Väriskaala.
- Valitse muotoilu-tyylissä väri tai asteikko.
- Napsauta Valmis (tai Lisää uusi sääntö).
Mitä muuta voit tehdä tietojen validoinnilla
Sen lisäksi, että lisäät avattavia luetteloita taulukoihisi, voit käyttää tietojen vahvistusta myös muihin tarkoituksiin. Nämä sisältävät:
- Tulevien tehtävien seuranta. Valitse tietojen vahvistuksessa päivämäärävaihtoehto, aseta ehdollinen muotoilu yllä kuvatulla tavalla ja aseta se siten, että kaikki tietyn päivämäärän sisältävät kohteet harmaantuvat automaattisesti.
- Arvojen asettaminen valintaruutuihin. Kun lisäät valintaruutuja avattavaan luetteloon, voit myös määrittää niille arvot, kuten kyllä tai ei.
- Valitse Data-valikosta Tietojen vahvistus.
- Valitse Kriteerit-kohdasta Valintaruutu.
- Valitse Käytä mukautettuja soluarvoja ja kirjoita kyllä, ei tai mitä haluat.
- Estää muita ihmisiä sotkemasta komentosarjoja tai kaavoja. Lukitse solut, jotka haluat säilyttää ehjinä, käyttämällä Hylkää-syöttövaihtoehtoa.
Tee ero pudotusvalikoilla
Mahdollisuudella lisätä avattavia luetteloita, tarkistaa tiedot ja paljon muuta, Google Sheets on loistava ilmainen vaihtoehto Microsoft Excelille. Tietojen tarkistuksen avulla voit rajoittaa solun arvot alueelle tai luetteloon kohteista, jotka voit määrittää, muuttaa tai poistaa tarpeidesi mukaan. Vaikka joukkuetoverisi voivat lisätä tietojaan ja osallistua projektiisi, sinulla on mahdollisuus estää heitä tekemästä sotkua jaetusta taulukosta.
Oletko jo yrittänyt lisätä avattavan luettelon Google Sheetsiin? Miten se meni? Kerro meille alla olevasta kommenttiosasta.
