Asiakirjojen siirtäminen SharePointissa

Asiakirjojen hallinta on yksi tärkeimmistä asioista SharePointissa. Liiketoiminnassa asiakirjat ovat usein kehittyviä asioita. He voivat aloittaa OneDrive for Business -palvelussa ja päätyä organisaation tiimisivustoon. Asiakirjat vaihtavat usein sijaintia, joten SharePointin liikkuvien asiakirjojen sisään- ja ulospäin tunteminen on erittäin tärkeää.

kuinka siirtyä yhdestä Google-asemasta toiseen

Useita tapoja tehdä se

Kaikki SharePointissa työskennelleet tietävät, että tietyllä tehtävällä on monia tapoja. Asiakirjojen siirtäminen ei ole poikkeus. Käytätkö File Exploreria tai Siirtotyökalua, riippuu useista tekijöistä, kuten siirrettyjen asiakirjojen määrä, versiohistorian säilyttämisen merkitys, metatiedot ja paljon muuta.

1. Tiedostonhallinta

Jos haluat siirtää asiakirjan File Explorerilla, avaa sekä kohde- että lähdekirjastokirjastot (ei ole väliä, onko kyseessä sama sivusto). Valitse Tiedostonhallinta avattavasta valikosta. Tämä avaa tutkimusnäkymän jokaiselle kirjastolle. Siirrä kohteita kahden tutkimusnäkymän välillä vetämällä ja pudottamalla.

Voit siirtää sekä kansioita että tiedostoja ja säilyttää sisältötyypit, jos sekä lähde- että kohdesijainnissa on määritelty sisältötyyppi. Tämä menetelmä säilyttää myös mukautetut metatiedot, jos sekä lähde- että kohdepaikat määritetään samoilla metatiedoilla.

Prosessi on kuitenkin manuaalinen ja se on enemmän kopiota kuin siirtoa, mikä tarkoittaa, että sinun on poistettava lähdekohteet siirtämisen jälkeen. Se ei säilytä versiohistoriaa tai ominaisuuksien luomaa, luomaa, muokkaamaa ja muokkaamaa ominaisuutta.

2. Siirry kohtaan / Kopioi kohteeseen

Vaikka se on hyödyllinen ja yksinkertainen, Muuttaa ja Kopioi komennot ovat käytettävissä vain SharePoint Onlinessa. Tämän vaihtoehdon avulla voit siirtää asiakirjoja OneDrive for Business- tai SharePoint-kohteista SharePoint- tai OneDrive-kohteisiin. Valitse tiedosto ja napsauta kumpaakin komentoa. Muuttaa -vaihtoehto siirtää metatieto- ja versiohistoriatietosi sisältävän asiakirjan toiseen kirjastoon samassa kirjastossa, toiseen kirjastoon tai toiseen sivustoon.

Tämä menetelmä on täydellinen loppukäyttäjille, koska se on yksinkertainen ja suoraviivainen. Sen avulla voit kopioida ja siirtää sekä tiedostoja että kansioita. Parasta on, että se säilyttää sisältötyypit, mukautetun metatietoversiohistorian,jaominaisuuksien luoma, luoma, muokkaama ja muokkaama. Kopio komento säilyttää kuitenkin vain viimeisimmän version - tärkein haittapuoli on tietysti se, että tämä menetelmä on yksinomaan SharePoint Online.

3. Hallitse sisältöä ja rakennetta

Jos otat SharePoint Serverin julkaisuinfrastruktuuriominaisuuden käyttöön, näet Sisällön ja rakenteen hallinta -linkin, kun siirryt Sivuston hallinta . Tämän ominaisuuden avulla voit siirtää / kopioida asiakirjoja. Tämä on yksi parhaista hakkeroinnista, jonka avulla voit siirtää useita asiakirjoja samanaikaisesti säilyttäen versiohistorian, jonka ovat luoneet, luoneet, muokkaaneet ja muokkaaneet ominaisuudet. Sisältötyyppi ja metatiedot säilytetään myös tällä menetelmällä.

Sinun on kuitenkin kytkettävä julkaisutoiminto päälle. Silloinkin et voi siirtää useita kansioita. Ehkä tämän menetelmän suurin haittapuoli on, että sinun on oltava sivuston omistaja käyttääksesi sitä. Voi, ja se toimii vain yhdessä sivustossa.

4. Sisällön järjestäjä

Aktivoi yksinkertaisesti Content Organizer -ominaisuus ja valitse sitten käytettävät reitityssäännöt ja laita siirrettävä asiakirja pudotuskirjastoon. Tämän menetelmän avulla voit myös siirtää asiakirjoja mihin tahansa muuhun sivustoon. Konfigurointi kestää jonkin aikaa, mutta se on tehtävä vain kerran. Se säilyttää myös sisältötyypit ja mukautetut metatiedot.

Vaikka se ei säilytä versiohistoriaa ja vaatii järjestelmänvalvojan, sillä on hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voit reitittää asiakirjan kansioon.

5. SharePoint-siirtotyökalu

Microsoft tietää, että asiakirjojen siirtäminen SharePointissa voi olla hieman hankalaa. Siksi yritys keksi ilmaisen SharePoint-siirtotyökalu . Tämä työkalu käsittelee kaiken pienistä suuriin siirtoihin, joihin voi sisältyä tiedostoja, kansioita ja jopa luetteloita SharePoint-sivustoltasi. Kohteet siirretään OneDriveen tai SharePointiin.

Tämän menetelmän ilmeisin etu on työkalun kyky käsitellä suuria siirtoja. Se on myös erittäin muokattavissa ja säilyttää versiohistorian. Se ei kuitenkaan ole yhteensopiva SharePoint-versioiden kanssa ennen vuotta 2013. Sitä vastoin jotkut kolmansien osapuolten siirtotuotteet ovat huomattavasti paremmin muokattavissa.

6. Kolmansien osapuolten tuotteet

Suurin osa laadukkaista kolmansien osapuolten asiakirjojen siirtotuotteista ei ole ilmaisia, mutta niillä on taipumus toimia fantastisesti, etenkin laajamittaisten siirtojen yhteydessä. Ne ovat yleensä skaalautuvia ja erittäin muokattavissa. Suurin osa näistä tuotteista pystyy säilyttämään kaiken, mukaan lukien sisältötyypit, metatiedot, kaikki ominaisuudet ja versiohistorian.

Toisaalta tämä menetelmä maksaa rahaa. Kun otetaan huomioon, että maksat työkalusta, joka auttaa sinua siirtämään asiakirjoja, alat miettiä, miksi SharePointissa ei vielä ole käyttäjäystävällistä vaihtoehtoa. Toinen haittapuoli on, että kolmannen osapuolen tuotteet vaativat järjestelmänvalvojan määrittelemään ja suorittamaan ne.

7. Mukautettu ratkaisu

Lopuksi voit koodata oman mukautetun ratkaisun useilla tekniikoilla, kuten REST API. Loppukäyttäjän ei tarvitse reitittää mitään, voit mukauttaa niin paljon kuin haluat ja voit varmistaa, että kaikki säilytetään asiakirjoissa. Toisaalta sinun on pystyttävä koodaamaan ja viettämään jonkin aikaa koodin kirjoittamiseen ja ylläpitoon, mikä voi olla erityisen hankalaa tuotepäivitysten aikaan.

Valitse menetelmäsi

On vielä enemmän tapoja siirtää asiakirjoja SharePointissa, mutta niiden tulisi kattaa suurin osa tarpeistasi. Mieti ensin, mitä tarvitset, ja pian tiedät tarkalleen, mitä menetelmää kullekin käytetään.

Mitä näistä menetelmistä pidät? Oletko käyttänyt useampaa kuin yhtä? Keskustella.