Tapaamisen ajoittaminen Webexissä

Webex on yksi suosituimmista työryhmien tuottavuutta lisäävistä sovelluksista. Se mahdollistaa nopeamman päätöksenteon, parantaa tiimiyhteistyötä ja tekee kaikenkokoisten projektien hallinnasta helppoa. Olet ehkä tutkinut tätä vaihtoehtoa jonkin aikaa, kunnes lopulta päätit kokeilla sitä.

Mutta miten ajoitat ensimmäisen tapaamisesi Webexissä? Tämä artikkeli selittää juuri sen. Tarjoamme vaiheittaiset ohjeet Webex-kokousten ajoittamiseen PC:llä, työpöytäsovelluksella, mobiilisovelluksella ja muilla.

Tapaamisen ajoittaminen Webexissä tietokoneella

Webex-työpöytäsovelluksella voit ajoittaa tapaamisia kaikkien tilassasi olevien kanssa. Mutta ensin sinun on valittava aikataulu. Tämä on sovellus, jonka avulla voit ilmoittaa Webexille, mihin haluat ajoittaa kokoukset. Yleisimmin käytettyjä ajastimia ovat Microsoft Outlook, Webex App Scheduler ja Google Calendar.

Voit ajoittaa kokouksen Google-kalenterin avulla seuraavasti:

1. Avaa tila Webex-sovelluksessasi ja paina Aikatauluta.
   
2. Napsauta Ajoita kokous. Näet kutsun tilan nimellä, joka toimii kokouksen aiheena Sijainti-kentän alla.
   
3. Lisää päivämäärä, aika ja muut kokouksen tiedot.
   
4. Valitse Ajoitusavustaja, sitten Lisää huoneita Windowsille tai Room Finder ja sitten Lisää huone Macissa.
5. Lisää huone, jonka haluat sisällyttää.
6. Lähetä kutsu.
   

Voit ajoittaa tapaamisen Outlookin kanssa seuraavasti:

1. Napsauta tilassa Aikatauluta.
   
2. Valitse Ajoita kokous.
   
3. Säädä kokouksen aika ja päivämäärä.
   
4. Valitse Scheduling Assistant ja siirry sitten kohtaan Lisää huoneita Windowsille. Valitse Macissa Room Finder ja sitten Lisää huone.
5. Lisää tarvitsemasi huone.
6. Lähetä kutsu.
   

Jos käytät muita kalentereita, noudata alla olevia ohjeita:

1. Napsauta Aikataulu tilassa.
   
2. Valitse Space-kokouksen tiedot ja paina sitten Kopioi.
   
3. Siirry kalenteriisi ja liitä tiedot kokoukseen.
   
4. Palaa Webex-sovellukseen ja avaa Space-kokoustiedot.
   
5. Kopioi Henkilöt-kohdan viereiset sähköpostiosoitteet. Liitä ne kalenterisi kokouksen Vastaanottaja-osioon.
   
6. Säädä kellonaika, päivämäärä ja muut tarvitsemasi kokouksen tiedot.
   
7. Lähetä kutsu.
   

Tapaamisen ajoittaminen Webexissä Outlookin avulla

Microsoft Outlook tekee kokousten ajoittamisesta tai peruuttamisesta helppoa. Mutta ennen kuin teet niin, sinun tulee asentaa Cisco Webexin tuottavuustyökalut .

Kun olet määrittänyt integraation, voit ajoittaa ensimmäisen tapaamisesi Outlookin kanssa. Näin:

1. Avaa Microsoft Outlook työpöydälläsi.
   
2. Valitse Aloitus-nauhasta Aikatauluta kokous ja sitten Ajoita Webex-kokous.
3. Tarkista, ovatko Webex-asetukset oikein.
   
4. Napsauta TALLENNA.
   
5. Paina Vastaanottaja ja valitse kokouksen osallistujat.
   
6. Anna kokouksen aihe ja paikka.
   
7. (Valinnainen) Säädä edistyneitä kokousominaisuuksia napsauttamalla Muuta asetuksia.
8. Paina Lähetä.
   

Tapaamisen ajoittaminen Webexissä mobiilisovelluksessa

Webex-mobiilisovelluksen avulla on helppo ajoittaa tapaamisia kaikkien kanssa tilassasi milloin tahansa tilan tyypistä riippumatta. Kaikki osallistujat saavat kalenterikutsuja, joissa kerrotaan kokouksesta ja siitä, miten he voivat liittyä.

Näin voit ajoittaa kokouksen mobiilisovelluksessa:

1. Avaa Webex-sovellus mobiililaitteellasi ( Android tai iOS ).
   
2. Siirry tilaan, jonka kokouksen haluat aloittaa.
   
3. Paina valikkopainiketta (kolme pystysuoraa pistettä) ja paina Aikataulu-painiketta.
   
4. Napauta Kopioi sähköpostiosoitteet -vaihtoehtoa.
5. Siirry kalenteriisi ja liitä osoitteet kokouksen Vastaanottaja-osioon.
6. Palaa Webex-sovellukseen.
7. Napauta Kopioi kokouksen tiedot ja liitä se kokoukseen kalenteriin. Nämä tiedot voivat sisältää linkin liittymiseen, Liity puhelimitse -vaihtoehdon ja paljon muuta.
8. Säädä aikaa, päivämäärää ja muita kokouksen tietoja.
9. Lähetä kutsu.

Olet nyt ajoittanut kokouksen Webex-mobiilisovelluksessasi. Kaikki kutsut saavat ilmoituksen kalentereihinsa.

Tapaamisen ajoittaminen Webex Teamsissä

Cisco Webex Teams on paras yhteistyösovellus, joka auttaa tiimejä pysymään järjestyksessä. Jos käytät tätä sovellusta, tapaamisten ajoittaminen on helppoa. Webex Teamsissa on eri tapoja ajoittaa kokouksia.

Toistuvat kokoukset pidetään usein virtuaalitilassa. Tänne tallennetaan kaikki jaetut asiakirjasi ja voit käydä nopeaa keskustelua tiimisi kanssa. Voit ajoittaa kokouksen tilaan seuraavasti:

1. Navigoi tilaan ja valitse toimintovalikko tai kolme vaakasuuntaista pistettä.
2. Paina Aikataulu.
   
3. Valitse Ajoita kokous.
   
4. Näet kalenterisovelluksen ja kokoustiedot. Kirjoita otsikko, aika ja päivämäärä ja paina Lähetä.
   

Osallistujat voivat liittyä videoon Webex Teams -sovelluksen tai ponnahdusmuistutuksen kautta.

Jos haluat ajoittaa kokouksia, jotka eivät vaadi tilaa, kuten asiakas- ja asiakastapaamisia, voit käyttää henkilökohtaista huonettasi.

Tapaamisen järjestäminen Webexin henkilökohtaisessa huoneessa

Webex Personal Rooms -huoneet toimivat henkilökohtaisena virtuaalisena konferenssitilana, jota voit käyttää milloin tahansa. Näitä huoneita ei tarvitse varata, sillä niitä on aina saatavilla. Kokouksen osallistujat voivat helposti liittyä henkilökohtaiseen huoneeseen sen linkin, sähköpostin tai puhelinnumeron kautta.

Suurimman osan ajasta henkilökohtaisia ​​huoneita käytetään improvisoituihin kokouksiin. Voit kuitenkin sopia tapaamisen myös etukäteen. Tätä varten sinun on esiasennettu WebEx-tuottavuustyökalut ensin tietokoneellasi.

poista aktiivisen aukioloajan tili

Sitten voit ajoittaa Personal Room -kokouksia Outlook Desktop App -sovelluksen tai WebEx-portaalin kautta.

Varaa henkilökohtainen huonekokous Outlook Desktop -sovelluksen kautta

1. Avaa Microsoft Outlook tietokoneellasi.
   
2. Luo uusi kokous siirtymällä kalenteriin.
   
3. Anna aiheen päivämäärä, paikka ja aika ja kutsu osallistujat.
   
4. Paina ajoituspainiketta vahvistaaksesi, että huoneet ja osallistujat ovat käytettävissä.
5. Valitse avattava Lisää WebEx-valikko ja valitse Lisää henkilökohtainen huone. Tämän jälkeen kalenterikokous päivittyy Personal Room -kokouksen tiedoilla.
6. Lähetä kutsu.
   

Outlook-kalenterisi synkronoidaan WebEx-tilisi kanssa pilvessä, jotta voit hakea kokouksen tiedot ja lisätä ne kutsuun.

Varaa henkilökohtainen huonekokous Microsoft Outlook -tietokonesovelluksen kautta

1. Avaa Microsoft Outlook tietokoneellasi.
   
2. Siirry Koti-nauhasta kohtaan Ajoita kokous ja sitten Ajoita henkilökohtainen kokous.
3. Paina Vastaanottaja ja valitse kokouksen osallistujat.
   
4. Anna aiheen päivämäärä, paikka ja aika.
   
5. Valitse Lähetä.
   

Varaa henkilökohtainen huonekokous WebEx-portaalin kautta

1. Kirjaudu sisään palveluun WebEx-portaali .
2. Paina Aikataulu-painiketta.
3. Kirjoita kokouksen aiheen otsikko, päivämäärä, aika ja osallistujien sähköpostiosoitteet.
4. Napsauta Aikatauluta.

Olet nyt ajoittanut Private Room -kokouksen WebEx-portaalin avulla.

Oletko valmis ensimmäiseen Webex-kokoukseen?

Webex on erinomainen paikka online-tapaamisten järjestämiseen. Sen intuitiivinen käyttöliittymä helpottaa osallistumista ja ideoiden jakamista tiimisi kanssa. Integrointi Outlookin, Google-kalenterin ja muiden kalenterisovellusten kanssa varmistaa, että osallistujat pysyvät aina ajan tasalla uusien kokouspäivitysten kanssa.

Mikä laite on mielestäsi sopivin tapaamisten ajoittamiseen? Pidätkö enemmän Outlookista vai Google-kalenterista? Jaa ajatuksesi alla olevissa kommenteissa.