Olemme katsoin laskentataulukkosovelluksen, kuten Excelin, käytön karkauksissa tietojen luetteloiden tallentamiseen. Tämä lähestymistapa saattaa tuntua aluksi parhaalta ratkaisulta, mutta voit joutua ongelmiin jakamalla kyseisiä tietoja useiden käyttäjien kanssa, validoimalla sisältöä tai jopa navigoimalla tiedoissa. Miksi? Koska käytät työkalua, jota ei ole suunniteltu tehtävän suorittamiseen.
Tarkastellaan nyt kuvitteellista (mutta tyypillistä) tapausta yrityksestä, joka käyttää laskentataulukkoihin perustuvaa luetteloa, ja tarkastelemme, miten tämä voitaisiin muuntaa tietokantasovellukseksi tällaisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Kuinka työkirjat menevät käsistä
Luettelomme alkoi yksinkertaisena asiakirjana asiakkaille toteutetuista hankkeista. Yrityksen kasvaessa kasvoi myös asiakkaiden määrä, ja työkirjaan lisättiin nimet ja yhteystiedot. Tarvittiin myös jonkinlainen tapa tallentaa, mitä eri henkilöstön jäsenet tekivät näissä projekteissa, joten tähän työkirjaan lisättiin vielä enemmän tietoja.
Tässä vaiheessa taulukkolähestymistapa muuttui toimimattomaksi: aivan liian monta yritti pitää sitä ajan tasalla, usein samaan aikaan. Yritys yritti perustaa rotaation, jotta ihmiset päivittivät vuorotellen työkirjan, mutta tämä tarkoitti sitä, että jotkut tehtävät unohdettiin ennen niiden kirjaamista.
Loppujen lopuksi ihmiset perustavat omat työkirjansa seuratakseen tehtäviään, joskus muistaa kopioida tiedot päätyökirjaan viikon lopussa. Työntekijät kehittivät omat lyhytkirjansa näille kirjoille, ja jotkut muuttivat sarakkeiden muotoilua ja järjestystä työtapansa mukaan. Näiden tietojen kopioiminen päätyökirjaan aiheutti kamala sotku.
Tämä voi olla keksitty esimerkki, mutta olen itse asiassa nähnyt kaikki nämä käytännöt tosielämässä. Katsotaanpa tarkemmin joitain tämän toimintatavan esiin tuomia asioita.
Paljon ongelmia
Näet kuvitteellisen laskentataulukon ensimmäisen arkin. Ensimmäisessä sarakkeessa kerrotaan projektin nimi, johon kukin merkintä viittaa. Jotkut näistä nimistä ovat kuitenkin pitkiä, joten henkilökunnalla saattaa olla houkutus käyttää lyhenteitä; Tämän seurauksena kirjoitusvirheet ovat hiipineet sisään. Tämän vuoksi on vaikea määrittää, mitkä projektin tehtävät kuuluvat. Ratkaisun ei tarvitse olla vaikea: voit valita jokaiselle projektille lyhyen nimen, josta kaikki ovat yhtä mieltä, tai antaa jokaiselle projektille tunnusnumeron ja kääntää tämä projektin nimeksi automaattisesti.
Aloitettu -sarakkeessa on samanlainen ongelma. Jotkut solut sisältävät päivämäärän, mutta toiset tallentavat vain kuukauden - ja yksi tai kaksi tietuetta vain sanovat kyllä. Excel tukee tietojen validointia, joten on mahdollista varmistaa, että tietyt solut sisältävät aina tietyntyyppisiä tietoja - mutta kun taulukkolaskenta kehitetään tapauskohtaisesti, sitä käytetään harvoin.
Tässä vaiheessa taulukkolähestymistapa muuttuu toimimattomaksi: oli liian paljon ihmisiä, jotka yrittivät pitää sen ajan tasalla
Sinulla ei ole tätä ongelmaa tietokantasovelluksessa, koska kentän tietotyyppi korjataan alusta alkaen. Jos et tiedä tarkkaa päivämäärää, jolloin työ aloitettiin, voit käyttää kuukauden ensimmäistä tai 1. tammikuuta, jos tiedät vain vuoden. Jos projektia ei ole vielä aloitettu, voit jättää kentän tyhjäksi - NULL tietokannan termeillä. Jos tiesit, että projekti oli aloitettu, mutta et tiennyt, milloin, voit käyttää päivämäärää, joka olisi tavallisesti mahdotonta tiedoillesi, kuten 1.1.1900. Välittömästi on helppo lajitella projekteja ja saada kronologinen yleiskatsaus toiminnasta.
Hienovaraisemman haasteen esittää sarake nimeltä Asiakas. Tämän sarakkeen merkintöjä ei ole linkitetty mihinkään muuhun työkirjaan, mutta taulukossa 1 on luettelo asiakkaista, mihin se todennäköisesti viittaa. Useiden luetteloiden tallentaminen samoista kohteista, joihin viitataan eri nimillä, on hämmentävää. Sinun on selvennettävä tämän yksikön nimeäminen ja selvitettävä yksiselitteinen nimi: ovatko he asiakkaita vai asiakkaita?
Tila-sarake on toinen sarake, jossa vahvistusta ei ole tehty, joten ihmiset ovat taas päättäneet kirjoittaa mitä haluavat. Olisi parempi laatia lyhyt luettelo kaikista sallituista arvoista.
Toinen arkki - taulukko 1 - on yhtä ongelmallinen. Aluksi taulukon nimi ei ole kuvaileva. Mitä se todella sisältää, on luettelo Asiakkaat, mutta sitä ei muotoilla taulukoksi Excelissä: osoite on yhdessä kentässä, mikä rajoittaa kykyäsi hakea tai lajitella Excelin sisäisiä työkaluja. Voit esimerkiksi suodattaa osoitteita, jotka sisältävät Cardiffia, mutta tulokset sisältäisivät myös Cardiff Roadin osoitteet Newportissa.
Osoitteiden osalta paras tapa on käyttää erillisiä kenttiä postinumerolle, läänille, kaupungille ja kadulle (vaikka läänitiedot ovat valinnaisia Ison-Britannian osoitteille - katso Ei maakuntia, kiitos, olemme brittejä). Kadun tulisi sisältää kaikki mitä ei ole osoitteen muissa osissa.
Yhteyskenttä sisältää myös ongelmia. Jos meillä on useita yhteyksiä yhden asiakkaan yrityksessä, heidän nimensä on kaikki koottu tähän kenttään, ja heidän puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteensa on sijoitettu samalla tavalla muihin kenttiin. Näiden erottaminen on haastavaa - varsinkin jos Yhteys-kentässä on kolme nimeä, mutta vain kaksi puhelinnumeroa.
Tämän taulukon viimeisen sarakkeen otsikko on Viimeinen yhteys: työntekijöiden on tarkoitus päivittää tämä aina, kun he ovat yhteydessä asiakkaaseen. Koska nämä tiedot ovat ylimääräinen asia, jonka työntekijä muistaa, eikä heillä ole mitään takeita - varsinkin kun ne on piilotettu tieltä toiselle arkille - ne ovat epäluotettavia. Tietokoneen pitäisi seurata tätä automaattisesti.
Lopuksi pääsemme Tehtävät-arkkeihin, joissa kuvataan yksityiskohtaisesti jokaisen työntekijän tehtävät ja kommentit. Näitä ei nimetä johdonmukaisesti, eivätkä ne sisällä samoja sarakkeita samassa järjestyksessä. Vaikka yksittäisten käyttäjien on järkevää syöttää tietonsa omille taulukoilleen, johdonmukaisuuden puute vaikeuttaa tietojen kokoamista ja analysointia. Kun esimies haluaa nähdä, mikä työ jokaisessa projektissa on tehty, kaikki tehtävät on kopioitava käsin yksittäisistä taulukoista yhteen luetteloon, ennen kuin ne voidaan lajitella ja raportoida.
Tietokannan rakentaminen
Näiden asioiden selvittäminen vie jonkin verran työtä, mahdollisesti useita päiviä. Koska käyttäjien on todennäköisesti jatkettava vanhan järjestelmän käyttöä rakennettaessa uutta, on parasta tehdä kopio olemassa olevista työkirjoista, joista työskennellä. Tämä tarkoittaa sitä, että haluamme dokumentoida jokaisen vaiheen tietojen muuntamisessa, jotta voimme tehdä sen nopeasti uudelleen, kun on aika siirtyä uuteen järjestelmään.
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on puhdistaa Excel-työkirjan tiedot. Etsi ja korvaa -toiminnon käyttäminen voi auttaa, ja sinun on poistettava kaikki sarakkeet tai rivit, jotka eivät sisällä tietoja (lukuun ottamatta sarakkeen otsikkoriviä, jotka on säilytettävä). Lisää tunnus sarake kuhunkin taulukon sarakkeeseen A ja täytä se inkrementaaliluvuilla kirjoittamalla 1 ensimmäiseen soluun, valitsemalla tietojen alareunaan (Vaihto + Loppu, Alas) ja käyttämällä sitten Täytä alas -komentoa (Ctrl + D ). Luo pääluettelo projektinimistä ja vahvista missä tahansa projektin nimi, vahvista VLookup () -toiminnolla sen pääkäyttäjätunnus. jos numeroa ei ole, tiedoissasi on epäjohdonmukaisuuksia.
Kun tietosi ovat puhtaat, on aika suunnitella uusi tietokanta niiden säilyttämistä varten. Käytämme Access 2013: ta, koska teoreettisessa esimerkissämme se on kaikkien käyttäjien saatavilla Office 365 -tilauksen kautta. Kun luot uuden Access-tietokannan, voit valita, haluatko luoda sen Access Web -sovelluksena tai Access Desktop -tietokantana. Verkkosovelluksilla on yksinkertaistettu käyttöliittymä, ja niitä voidaan käyttää vain, jos sinulla on Office 365 SharePoint Onlinen kanssa tai SharePoint Server 2013 Access Servicesin ja SQL Server 2012: n kanssa. Käytämme perinteistä työpöytätietokantaa, koska se tarjoaa enemmän vaihtoehtoja ja paremman hallinnan käyttäjäkokemus.
Valitse tämä, jos haluat luoda uuden työpöytätietokannan ja antaa sille nimen: Access luo uuden taulukon nimeltä Taulukko 1 ja sijoittaa sinut Suunnittelunäkymään yhdellä sarakkeella, jota kutsutaan tunnukseksi. Täällä voit suunnitella taulukossa tarvitsemasi taulukot. Jokaisella taulukolla tulisi olla ID-kenttä (automaattisesti kasvava kokonaisluku), mutta sekaannusten välttämiseksi on parasta antaa sille kuvaavampi nimi. Projektit-taulukossa se olisi ProjectID, CustomerID Asiakkaat-taulukossa ja niin edelleen.
Voit asettaa tietotyypin jokaiselle luodulle sarakkeelle, ja sinun on annettava jokaiselle sarakkeelle nimi ja määritettävä muut ominaisuudet ja muotoilu kentän mukaan. Kuten ID-kentässä, varmista, että sarakkeiden nimet tekevät selväksi, mitä tietoja kenttään pitäisi mennä - joten käytä esimerkiksi ProjectName-ohjelmaa pelkän nimen, DueDate-päivämäärän eikä Due-arvon sijaan. Voit käyttää nauhan Nimi ja kuvateksti -painiketta lyhennetyn otsikon ja nimen nimen luomiseen. Voit käyttää sarakkeiden nimissä välilyöntejä, mutta sinun on ympäröitävä ne hakasulkeissa, kun kirjoitat kyselyjä ja raportteja.
Vaikka käyttäjillä on järkevää syöttää tietoja omille taulukoilleen, johdonmukaisuuden puute vaikeuttaa analysointia
Määritä sarakkeiden, kuten PercentageComplete, muotoiluksi Prosentti ja päivämäärät ShortDate, ja myös tekstikenttien enimmäispituudeksi järkevä arvo, muuten niiden kaikkien pituus on 255 merkkiä. Muista, että jotkut sanat (kuten Päivämäärä) on varattu, joten et voi käyttää niitä sarakkeiden niminä: käytä sen sijaan TaskDate tai jotain muuta kuvaavampaa.
Kun on kyse sarakkeista, joista haluat etsiä arvon toisesta taulukosta (kuten Projekti-taulukon Asiakas-sarake), määritä nämä muut taulukot Accessissa ennen hakusarakkeen lisäämistä. Kun kyseessä on Tila, yksinkertaisin vaihtoehto on vain kirjoittaa arvot, jotka näytetään avattavassa luettelossa - mutta tämä vaikeuttaa mahdollisten arvojen luettelon lisäämistä tai muokkaamista myöhemmin. Ellet käsittele lyhyttä luetteloa, jossa mahdolliset arvot eivät todennäköisesti muutu - kuten kenttä, joka tallentaa jonkun sukupuolen - on parempi idea luoda uusi taulukko esimerkiksi ProjectStatus-merkinnöille. Tämän avulla voit helposti lisätä ylimääräisiä vaihtoehtoja luetteloon tulevaisuudessa ilman ohjelmointimuutosta.
Lisälaitteet
Suunnitellessamme tietokantaamme voimme toteuttaa parannuksia vanhaan laskentataulukkoihin perustuvaan toimintatapaan verrattuna. Yksi valituksemme, jonka käyttäjillä oli Excel-työkirjoihin liittyen, oli se, että jokainen tehtävä sisälsi vain yhden solun kommentteja varten, ja joskus heidän oli tehtävä enemmän kuin yksi kommentti tehtävästä - tai esimiehen oli tehtävä kommentti tehtävästä ja sitten käyttäjä vastaus tähän. Murskaamalla kaiken yhdeksi soluksi oli vaikea nähdä, milloin ja kuka kommentoi. Voimme pärjätä paremmin luomalla erillisen Taulukot-linkitetyn taulukon kommentteja varten. Tällä tavoin jokaisella tehtävällä voi olla niin monta kommenttia kuin tarpeen, ja jokaisella on erilliset kentät päivämäärälle, käyttäjänimelle ja tekstille.
Toinen parannus, jonka voimme tehdä, on asettaa merkinnät, kuten ProjectStatus, näyttämään tietyssä järjestyksessä aakkosjärjestyksen sijaan - esimerkiksi haluat, että Valmis on menossa luettelon loppuun. Voit tehdä tämän lisäämällä DisplayOrder-sarakkeen ja käyttämällä sitä lajittelemaan hakulista. Älä kiusaa käyttämään ID-kenttää. tällöin kaikki uudet tietueet voisivat mennä vain luettelon loppuun.
Varmistaaksemme tietojemme puhtauden voimme merkitä kentät, jotka käyttäjän on täytettävä pakollisina, ja lisätä tarkistuksen varmistaaksemme, että syötetyt tiedot ovat oikeassa muodossa. Voit helpottaa elämää asettamalla järkevät oletusarvot: Kommentit-taulukon CommentDate-kentän oletusarvo voi olla = Date (), mikä asettaa sen automaattisesti tämän päivän päivämäärään aina, kun uusi kommentti luodaan. Voit käyttää validointia yhdessä taulukon peruutetun sarakkeen (Boolen) kanssa estääksesi käyttäjiä lisäämästä uusia tietueita tietyillä arvoilla. Tämän avulla voit säilyttää historialliset arvot, jotka olivat aiemmin voimassa, mutta joita ei enää käytetä. Nämä ominaisuudet löytyvät kaikki taulukon työkaluista | Kentät-välilehti valintanauhassa tai Kentän ominaisuudet taulukon suunnittelunäkymässä.
Tietojen tuominen
Kun taulukot on määritetty, voit käyttää ulkoisia tietoja | Tuo & linkki | Excel-painike valintanauhalla, jotta voit lisätä Excel-työkirjan tiedot Access-tietokannan taulukoihin. Tee varmuuskopio tyhjästä Access-tietokannasta ennen aloittamista, jos jokin menee pieleen, ja aloita täyttämällä pienet taulukot käsin tarvittaessa. Ota uusi varmuuskopio, kun tämä on tehty, jotta voit palata tähän kohtaan, jos jokin menee pieleen seuraavissa vaiheissa.
Tuo nyt päätaulukot, jotka eivät ole riippuvaisia muista taulukoista, kuten Asiakkaat, ennen kuin viimeistelet taulukoiden, joilla on yhteyksiä, kuten Projektit ja Tehtävät. Jos järjestät ja nimeät uudelleen Excel-työkirjan sarakkeet vastaamaan Access-tietokannan kenttiä mahdollisimman tarkasti, tietojen tuonnissa ei pitäisi olla vaikeuksia. Muista tehdä muistiinpano kaikesta, mitä teet, jotta voit toistaa sen myöhemmin, jos haluat muuntaa tiedot uudelleen.
Kun tiedot on tuotu, taulukonäkymän taulukoiden pitäisi toimia paljon kuin Excel-laskentataulukot - mutta paljon paremmassa tietojen validoinnissa, hakemisessa ja lajittelussa. Halutessasi voit nyt alkaa suunnitella uusia tietoja ja raportteja näiden tietojen perusteella: esimerkiksi projektien Master / Detail-lomake saattaa näyttää yhden projektin tiedot lomakkeen yläosassa ja ruudukon kyseiselle tehtävälle projekti alareunassa.
Voit myös perustaa Omat tehtävät -lomakkeen, jossa luetellaan kaikki nykyisen käyttäjän keskeneräiset tehtävät, ja Erääntyneet tehtävät -raportin, jossa luetellaan kaikkien käyttäjien erääntyneet tehtävät, jotka ovat erääntyneet.
Ei maakuntia, kiitos, olemme brittejä
Jos tallennat osoitteita tietokantaan, on tärkeää ymmärtää mitä tietoja todella tarvitset. Vaikka maakuntatiedoista voi olla hyötyä markkinoinnissa - ja sitä voidaan tarvita joillekin ulkomaisille osoitteille - sitä ei enää käytetä virallisesti Ison-Britannian osoitteissa.
missä ovat viestini Instagramissa
Syynä on se, että Ison-Britannian postiosoitteet perustuvat postikaupungin käsitteeseen, jossa posti sinulle lähetetään ja lajitellaan ennen kuin se toimitetaan kotiovellesi. Kaikkia kaupunkeja tai kyliä ei palvele saman maakunnan postikaupungit - esimerkiksi Melbourn (Cambridgeshiressä) saa postinsa Roystonin (Hertfordshire) kautta - joten läänin määritteleminen osoitteeseen ei välttämättä auta ketään.
Sekaannusten välttämiseksi postitoimisto lopetti maakuntien käytön osoitteissa jo vuonna 1996 tukeutuen postinumerotietoihin - ja vuoteen 2016 mennessä se aikoo poistaa lääninimet täydentävien osoitetietojen aliaksitiedostosta. Joten jos lisäät läänin Yhdistyneen kuningaskunnan osoitteeseen, se yksinkertaisesti jätetään huomiotta.
