Skype for Businessin eriväriset tilat kertovat yhteyshenkilöillesi, kun olet poissa toimistosta, ja saatavuuden tasosta. Jos haluat tietää, miten tämä tehdään, näytämme sinulle tässä artikkelissa.
Ensin opastamme sinut poissaolotilan määrittämisessä automaattisilla vastauksilla Windows 10:ssä. sitten kuinka sisällytät lisätietoja asettamalla saatavuus Skypessä. Lisäksi, koska Skype for Businessin Mac-versio ei tällä hetkellä saa Outlookin kalenteritietoja, näytämme sinulle kiertotavan vaiheet.
Vaihtoehto 1: Synkronoi MS Outlook Skype for Businessiin (violetti piste W / automaattiset vastaukset)
Määritä poissaolotila automaattisella vastauksella Windowsissa
Ennen kuin määrität poissaolosi automaattisilla vastauksilla, sinun on tarkistettava, minkä tyyppinen Outlook-tili sinulla on, koska tämä riippuu suoritettavista vaiheista:
- Napsauta Outlookissa Tiedosto > Tilin asetukset.
- Valitse Tilin asetukset ja tarkista sitten Tyyppi-sarake:
- Jos käytät työsähköpostia, tilisi on Microsoft Exchange.
- Jos se on henkilökohtainen sähköposti, kuten Gmail, tilisi on IMAP tai POP3.
- Jos käytät työsähköpostia, tilisi on Microsoft Exchange.
Automaattisen poissaolo-vastauksen määrittäminen Microsoft Exchange -tilille:
- Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto > Automaattiset vastaukset.
- Napsauta Automaattiset vastaukset -ruudussa Lähetä automaattisia vastauksia.
- Voit asettaa automaattisille vastauksille ajanjakson, joka päättyy päättymisaikaan. muussa tapauksessa sinun on sammutettava se manuaalisesti.
- Käytä Säännöt ja hälytykset -vaihtoehtoa määrittääksesi poissaolosi, jos Automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa ei ole.
- Voit asettaa automaattisille vastauksille ajanjakson, joka päättyy päättymisaikaan. muussa tapauksessa sinun on sammutettava se manuaalisesti.
- Kirjoita Inside My Organization -välilehdelle vastaus, jonka haluat lähettää ollessasi poissa.
- Kuka tahansa organisaationi ulkopuolinen -vaihtoehto lähettää automaattisen vastauksesi jokaiseen sähköpostiin.
- Kuka tahansa organisaationi ulkopuolinen -vaihtoehto lähettää automaattisen vastauksesi jokaiseen sähköpostiin.
- Napsauta OK tallentaaksesi.
Poissaolo-viestin luominen IMAP- tai POP3-tilillesi:
- Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto näyttääksesi tilisi tietoasetukset.
- Valitse Uusi viesti.
- Täydennä mallin aihe ja vastaus.
- Napsauta Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
- Kirjoita mallin nimi avattavaan Tallenna nimellä -valikkoon. napsauta sitten Outlook-mallia (*.oft).
- Valitse sijainti ja sitten Tallenna.
Poissaolo-säännön luominen:
- Napsauta Tiedosto > Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
- Valitse Sähköpostisäännöt-välilehden Säännöt ja hälytykset -ruudusta Uusi sääntö.
- Valitse Käytä sääntöä vastaanottamaani viestiin Aloita tyhjästä säännöstä -kohdan alta ja sitten Seuraava.
- Jätä vaiheet 1 ja 2 ennalleen vastataksesi kaikkiin viesteihisi ja valitse sitten Seuraava.
- Napsauta Kyllä vahvistaaksesi säännön kaikille viesteille.
- Vaihe 1 alla: Valitse toiminto(t); napsauta sitten Vastaa käyttämällä tiettyä mallia.
- Vaihe 2 alla: Muokkaa säännön kuvausta valitse korostettu teksti tietylle mallille.
- Valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä Hae sisään -kohdan Valitse vastausmalli -vaihtoehdosta.
- Napsauta malliasi ja sitten Avaa > Seuraava.
- Lisää tarvittavat poikkeukset ja sitten Seuraava.
- Kutsu nyt sääntöäsi esimerkiksi Poissaoloksi.
- Jos haluat aloittaa automaattiset vastaukset nyt, jätä Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutu valittuna ja valitse sitten Valmis. Muussa tapauksessa poista valinta, kunnes olet valmis.
Merkintä : Kun olet poissa, sinun on jätettävä Outlook käynnissä, jotta voit lähettää automaattiset vastaukset.
Voit aktivoida säännön seuraavasti:
- Napsauta Tiedosto > Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
- Etsi sääntösi Säännöt ja hälytykset -kohdasta Sähköpostisäännöt ja valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu ja OK.
Aseta lopuksi läsnäolosi aktiiviseksi Skypessä:
google docs ylä- ja alamarginaalit
Aina kun joku Skype-kontakteistasi etsii sinut, he näkevät pienen violetin pisteen nimesi vieressä. Tämä vahvistaa, että olet poissa toimistosta, mutta silti tavoitettavissa ja valmis puhumaan.
- Kirjaudu Skypeen ja valitse profiilikuvasi Chatista.
- Napsauta nykyistä tilaasi ja valitse sitten Aktiivinen.
Poissa- ja aktiivisen Skype-tilan määrittäminen Macissa
Merkintä : Skype for Business Macissa ei tällä hetkellä tarjoa Outlook-kalenteriin perustuvia läsnäolotietoja. Kiertokeinona voit asettaa tilasi aktiiviseksi poissaolotilaviestillä:
- Kirjaudu Skypeen ja napsauta kuvaasi.
- Valitse Käytettävissä olevasta alasvetovalikosta nimesi alla.
Lisää sitten tilaviestisi seuraavasti:
- Napsauta valokuvaasi ja valitse Lisää tilaviesti napsauttamalla.
- Kirjoita viesti, esim. Olen offline-tilassa…. – ….. Lähetä minulle pikaviesti.
- Voit poistaa viestin napsauttamalla sitä ja valitsemalla Poista.
Kun kollegasi etsivät sinut Skype-yhteystiedoistaan, he näkevät, että olet poissa toimistosta ja tavoitettavissa.
Vaihtoehto 2: Synkronoi MS Outlook -kalenteri Skypeen (violetti ympyränuoli)
Poissa-asetuksen määrittäminen automaattisen vastauksen kanssa tai ilman automaattista vastausta Windowsissa
Ennen kuin määrität poissaolosi, sinun on tarkistettava, minkä tyyppinen Outlook-tili sinulla on, sillä se riippuu vaiheista, joita sinun on noudatettava:
- Napsauta Outlookissa Tiedosto > Tilin asetukset.
- Valitse Tilin asetukset ja tarkista sitten Tyyppi-sarake:
- Jos käytät työsähköpostia, tilisi on Microsoft Exchange.
- Jos se on henkilökohtainen sähköposti, kuten Gmail, tilisi on IMAP tai POP3.
- Jos käytät työsähköpostia, tilisi on Microsoft Exchange.
Automaattisen poissaolo-vastauksen määrittäminen Microsoft Exchange -tilille:
- Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto > Automaattiset vastaukset.
- Napsauta Automaattiset vastaukset -ruudussa Lähetä automaattisia vastauksia.
- Voit asettaa automaattisille vastauksille ajanjakson, joka päättyy päättymisaikaan. muussa tapauksessa sinun on sammutettava se manuaalisesti.
- Käytä Säännöt ja hälytykset -vaihtoehtoa määrittääksesi poissaolosi, jos Automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa ei ole.
- Voit asettaa automaattisille vastauksille ajanjakson, joka päättyy päättymisaikaan. muussa tapauksessa sinun on sammutettava se manuaalisesti.
- Kirjoita Inside My Organization -välilehdelle vastaus, jonka haluat lähettää poissa ollessasi. Voit myös jättää vastauksen tyhjäksi.
- Kuka tahansa organisaationi ulkopuolinen -vaihtoehto lähettää automaattisen vastauksesi jokaiseen sähköpostiin. Jos haluat jättää vastauksen tyhjäksi, Outlook suosittelee valitsemaan Vain Omat yhteystiedot.
- Napsauta OK tallentaaksesi.
Poissaolo-viestin luominen IMAP- tai POP3-tilillesi:
- Käynnistä Outlook ja valitse sitten Tiedosto näyttääksesi tilisi tietoasetukset.
- Valitse Uusi viesti.
- Täydennä mallin aihe ja vastaus.
- Napsauta Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä.
- Kirjoita mallin nimi avattavaan Tallenna nimellä -valikkoon. napsauta sitten Outlook-mallia (*.oft).
- Valitse sijainti ja sitten Tallenna.
Poissaolo-ohjeen luominen:
- Napsauta Tiedosto > Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
- Valitse Säännöt ja hälytykset -ruudun Sähköpostisäännöt-vaihtoehdosta Uusi sääntö.
- Valitse Käytä sääntöä vastaanottamaani viestiin Aloita tyhjästä säännöstä -kohdan alta ja sitten Seuraava.
- Jätä vaiheet 1 ja 2 ennalleen vastataksesi kaikkiin viesteihisi ja valitse sitten Seuraava.
- Napsauta Kyllä vahvistaaksesi säännön kaikille viesteille.
- Vaihe 1 alla: Valitse toiminto(t); napsauta sitten Vastaa käyttämällä tiettyä mallia.
- Vaihe 2 alla: Muokkaa säännön kuvausta valitse korostettu teksti tietylle mallille.
- Valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä Hae sisään -kohdan Valitse vastausmalli -vaihtoehdosta.
- Napsauta malliasi ja sitten Avaa > Seuraava.
- Lisää tarvittavat poikkeukset ja sitten Seuraava.
- Kutsu nyt sääntöäsi esimerkiksi Poissaoloksi.
- Jos haluat automaattisten vastaustesi alkavan nyt, jätä Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutu valittuna ja valitse sitten Lopeta tai poista valinta, kun olet valmis.
Merkintä : Kun olet poissa, sinun on jätettävä Outlook aktiiviseksi lähettääksesi automaattiset vastaukset.
Voit aktivoida säännön seuraavasti:
- Napsauta Tiedosto > Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
- Etsi sääntösi Säännöt ja hälytykset -kohdasta Sähköpostisäännöt ja valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu ja sitten OK.
Aseta lopuksi läsnäolosi Pois töistä Skypessä:
Aina kun joku Skype-kontakteistasi etsii sinut, he näkevät nimesi vieressä pienen, violetin, vasemmalle osoittavan nuolen ja pisteen. Tämä vahvistaa, että olet poissa toimistosta ja Poissa töistä; siis ei-aktiivinen.
- Kirjaudu Skypeen ja valitse profiilikuvasi Chatista.
- Napsauta nykyistä tilaasi ja valitse Pois töistä.
Poissa- ja poissa töistä Skype-tilan määrittäminen Macissa
Merkintä : Skype for Business Macissa ei tällä hetkellä tarjoa Outlook-kalenteriin perustuvia läsnäolotietoja. Kiertokeinona voit asettaa tilaksesi Poissa töistä poissaolotilaviestillä:
- Kirjaudu Skypeen ja napsauta kuvaasi.
- Valitse Pois töistä nimesi alla olevasta alasvetonuolesta.
Lisää sitten tilaviestisi seuraavasti:
- Napsauta valokuvaasi ja valitse Lisää tilaviesti napsauttamalla.
- Kirjoita viesti, esim. Olen offline-tilassa…. ja tulee takaisin….
- Voit poistaa viestin napsauttamalla sitä ja valitsemalla Poista.
Kun kollegasi etsivät sinut Skype-yhteystiedoistaan, he näkevät, että olet poissa toimistosta etkä tavoitettavissa.
Skypen poissaolojen usein kysytyt kysymykset
Miksi Skypen poissaolotilani näkyy edelleen?
Kun Näytä poissaolotietoni yhteyshenkilöille -vaihtoehto on valittuna kohdassa Työkalut > Asetukset > Henkilökohtainen, poissaolotila näkyy edelleen, vaikka se olisi pois päältä Outlookissa.
Jos näin ei ole, yritä ottaa yhteyttä Microsoftiin teknisen tuen tiimi avuksi.
Voinko poistaa Poissaolo-tilan käytöstä Skypen avulla Outlookin sijaan?
Skype käyttää Outlook-kalenterisi tietoja tilasi päivittämiseen; siksi sinun on sammutettava poissaolosi Outlookin kautta.
Poissaolotilasi näyttäminen Skypessä
Skype for Business -pikaviestityökalu ilmoittaa tilastasi Skype-yhteyshenkilöille Outlook-kalenterisi tietojen avulla. Tästä on kätevää, että yhteyshenkilösi näkevät yhdellä silmäyksellä, oletko poissa toimistosta ja tavoitettavissa vai poissa toimistosta etkä tavoitettavissa.
Nyt kun olemme näyttäneet sinulle tämän vaiheet, olemme onnistuneet määrittämään sen – toimiko se odotetulla tavalla? Kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa.
